Het aantrekken van IT-stagiairs vraagt samenwerking tussen teams en recruitment. Gelukkig hoef je het niet alleen te doen. Fleur Philippi, nu twee jaar stagecoördinator bij Logius, en Dorien van de Streek, recruiter én stagebegeleider, vertellen hoe het proces werkt en hoe recruitment ondersteunt.
Wat is jullie aanpak bij het werven van stagiairs?
‘Een paar maanden voor de februari- en septemberlichtingen gooien we lijntjes uit bij onze teams en vaste stagebegeleiders’, vertelt Fleur. ‘Soms is het lastig om draagvlak te creëren, maar we doen ons best.’ En met succes. Logius heeft acht stagiairs per lichting, zo’n tweeëntwintig in het jaar.
Fleur: ‘Bij ons is het vraag en aanbod. Ik wil echt eerst een plek hebben voordat ik een student werf.’ Dorien: ‘We krijgen veel open sollicitaties en op basis daarvan zet ik profielen uit en stel ik teksten op. Het is niet zo dat ik bepaal in welk team een stageplek vrijkomt. Ik schrijf een vacaturetekst en ik kijk of iemand het wil oppakken.’
Dorien van de Streek (links) en Fleur Philippi
Hoe ondersteunen jullie opdrachtgevers in het proces?
Fleur: ‘We kunnen veel bieden en ontzorgen zoveel mogelijk. De start is het formuleren van de stageopdracht, die duidelijk is afgebakend en past bij de taken van het team.’ Dorien: ‘Hier zetten wij onze kennis in om hen te helpen: stem je taalgebruik af op het opleidingsniveau van de kandidaat die je zoekt, formuleer een helder doel van de opdracht én laat genoeg ruimte over voor de ideeën en leerdoelen van de student.’
Fleur: ‘Ik merk dat het formulier van Rijks I-Stage de opdrachtgever goed helpt bij het formuleren van de opdracht. Samen komen we vervolgens snel tot iets concreets en is er al snel een vacaturetekst.’
Ook bij de sollicitatiegesprekken ondersteunt recruitment. Fleur: ‘De gesprekken maken we niet te zwaar en voer ik samen met de stagebegeleider. Is er een klik en een match met de leerdoelen van de school, dan maken we het officieel rond. Het enige wat dan nog volgt is de inhoudelijke begeleiding tijdens de stage, dat ligt bij de teams zelf.’
'Waarschijnlijk onderschatten veel mensen het niveau van de stagiairs, en overschatten ze hoeveel tijd er in de begeleiding zit.' -Fleur
Waar let je op bij de sollicitaties?
Fleur: ‘Natuurlijk nemen we bij het zoeken van een stagiair de opleiding mee, maar we kijken ook vooral naar potentie: kan iemand groeien qua competenties? Het matchen gaat heel vanzelf. Wel is het belangrijk dat de opdracht van school helder is, zowel bij een meewerk- of afstudeerstage. Kijk goed naar de voorwaarden en baken van tevoren goed af, zo voorkom je dat de stageopdracht later gewijzigd moet worden.’
Welke twijfels hoor je bij opdrachtgevers?
Fleur: ‘Waarschijnlijk onderschatten veel mensen het niveau van de stagiairs, en overschatten ze hoeveel tijd er in de begeleiding zit. Als je bijvoorbeeld een onderzoeksstagiair hebt, hoeft die niet bij de hand meegenomen te worden.’ Dorien: ‘Als stagebegeleider kost de begeleiding mij maximaal vier uur per week en dat is echt te doen. Vaak is het ook minder, omdat de stagiair veel zelf uitwerkt. En vergeet ook niet dat er begeleiding is vanuit de school, ook als de stage bijvoorbeeld niet lekker loopt of de stagiair tegen dingen aanloopt.’
Dorien: ‘Soms vinden teams het lastig om in alle hectiek ruimte te maken voor een juniorprofiel of stagiair. Wij als recruiters helpen teams inzien dat er altijd wel klussen of werkzaamheden zijn waar nu geen ruimte voor is, en waar een stagiair mooi aan kan beginnen. Natuurlijk wil ik wel altijd iemand plaatsen waar een fijne sfeer is op dat moment, én de juiste begeleiding.’
'Ik zie het als kans om te reflecteren op hoe je team zaken aanpakt, en het is een mooie opstap naar een juniorfunctie.' - Dorien
Waarom zou een organisatie minimaal één IT-stagiair moeten hebben?
Dorien: ‘Ik zie het als kans om te reflecteren op hoe je team zaken aanpakt. Je krijgt feedback van iemand met een frisse blik: hoe komt wat wij doen over op iemand die vers uit de schoolbanken komt? Ook verbreedt het je horizon. Zo ben ik zelf veel meer aan het nadenken over het ontwikkelen van startersfuncties. Een stage is namelijk echt een mooie opstap naar een juniorfunctie of werkstudent.’
En dan is er nog de persoonlijke kant. Dorien: ‘Je merkt hoe bang ze zijn of spannend ze het vinden de eerste dag en je ziet ze groeien gedurende hun stage. Dat maakt me echt trots als stagebegeleider. Ook vind ik het heel leuk dat we ze zo voorbereiden op hun toekomstige werksituatie.’
'Naast het geven van een kans aan startend I-talent, is het begeleiden van een stagiair ook een perfecte stap voor collega’s die willen groeien in hun rol en wellicht managementambities hebben.’ - Fleur
Tips
Dorien: ‘Probeer het, neem contact op met Rijks I-Stage, het stagebureau of de HR-afdeling van jouw departement. Zij helpen je heel graag verder met de concrete stappen. En vraag ook eens een keer uit of er in je team werk uit handen genomen kan worden en iemand interesse heeft om een stagiair te begeleiden. Stagiairs kunnen écht veel en zijn met hun frisse blik een waardevolle aanwinst op alle gebieden.’ Fleur: ‘En naast het geven van een kans aan startend I-talent, is het begeleiden van een stagiair ook een perfecte stap voor collega’s die willen groeien in hun rol en wellicht managementambities hebben.’
Rijks I-Stage is onderdeel van I-Partnerschap van Rijksorganisatie ODI, in opdracht van CIO Rijk en Programma Open Overheid.