Leidse studenten brengen frisse blik op AI-beleid en open overheid
Een kleine groep studenten Bestuurskunde kan in acht weken onderzoek heel veel informatie boven tafel halen. Via de I-Partnerschap Regiomanager Arlette Wegman gingen studenten van de Universiteit Leiden bij het Nationaal Archief en de RDDI los op extern AI-beleid en actieve openbaarmaking. Beide organisaties willen verder met de resultaten.
Een studentenopdracht is een kortlopende opdracht bij de Rijksoverheid voor hbo- en wo-studenten. De studie Bestuurskunde aan de Universiteit Leiden werkte samen met I-Partnerschap om twee Rijksorganisaties te vinden die relevante casussen hadden voor studenten die een master Management publieke sector doen. Op 21 maart 2024 presenteerden de studenten de resultaten van hun onderzoek. Het Nationaal Archief wilde voor het eigen extern AI-beleid weten welke lessen het kan halen uit de AI-beleidslijnen/-beleid van andere organisaties. Bij RDDI (Rijksprogramma voor duurzaam digitale informatiehuishouding) was de vraag: Actieve openbaarmaking volgens de Wet open overheid (Woo), hoe moeilijk kan het zijn?
Bram Klievink is hoogleraar bestuurskunde aan de Universiteit Leiden, met speciale aandacht voor digitalisering en publiek beleid. Hij vertelt dat dit de derde lichting is die deze master doet. “Digitalisering raakt vrijwel alle aspecten van het openbaar bestuur, maar binnen de bestuurskunde opleidingen was daar niet altijd passende aandacht voor. Binnen dit vak zoeken studenten bewust het snijvlak op tussen digitalisering en openbaar bestuur, rondom actuele thematiek. Met de studentenopdrachten vertalen ze theorie naar praktijk en ze leren over de overheid als werkgever.”
Casus Nationaal Archief
Kunstmatige intelligentie is relevant voor het Nationaal Archief bij het ontsluiten van de gegevens die het heeft opgeslagen. Daar zijn classificaties voor en in principe is de data openbaar. Maar wanneer machines gebruik gaan maken van de open data, bijvoorbeeld om taalmodellen te trainen, wat is dan het beleid?
Het Nationaal Archief is een agentschap van het ministerie van OCW en werkt volgens publieke waarden. Studenten Sefa, Juliët en Julian hielden daar interviews over met vijf medewerkers. Iedereen onderschreef de publieke waarde van het Nationaal Archief (“alles wat wij aan data hebben moet openbaar worden, binnen de AVG”), maar de inzet van AI leidde tot conflicten op de vlakken:
- openbaarheid versus privacy
- transparantie versus privacy
- effectiviteit versus betrouwbaarheid
- betrouwbaarheid versus openbaarheid
Bij de zoektocht welk AI-beleid van andere organisaties relevant is voor het Nationaal Archief, vonden de studenten drie nuttige bronnen: het AI-beleid van de KB Nationale Bibliotheek (2020), landelijk digitaliseringsbeleid voor de culturele sector in Noorwegen (Stokstad, 2020) en het rapport over Generatieve AI van het Rathenau Instituut (2023) met vijf handelingsopties voor het kabinet. Op basis daarvan kwam de groep tot drie aanbevelingen en vijf voorwaarden voor het externe AI-beleid.
Reactie Nationaal Archief
Paul van den Akker en Buddy Groeneveld hadden bij het Nationaal Archief al eerder samengewerkt met studenten. “Het is goed om jonge geesten na te laten denken over jouw problematiek. Wij zijn gewend dat dingen zijn zoals ze zijn.” Buddy was een van de vijf geïnterviewden. “Het Nationaal Archief heeft een AI-hub en daar gaan wij deze bevindingen zeker in bespreken.” Is het niet heel spannend om een ander jouw werk te laten beoordelen? “Ik denk dat het spannender voor hen is dan voor ons,” zegt Paul. “Wanneer anderen je een spiegel voorhouden, krijg je betere dienstverlening.”
Reactie studenten
In het begin was de opdracht niet helder genoeg voor de studenten en voor de mensen intern. Juliët zegt: “Iedereen was aan het zoeken. Toen hebben we zelf gezegd: dit is wat we kunnen doen in acht weken.” Het was voor sommige mensen ook even wennen dat studenten Bestuurskunde kunnen bijdragen aan een technisch onderwerp, aldus Julian: “Dat hebben we bewezen.” Sefa voegt toe: “Wij hebben het gevoel dat we hebben bijgedragen aan het externe AI-beleid.” De drie waren blij verrast over hoe niet-stoffig het Nationaal Archief was en hoe ver het is met digitalisering en AI. Juliët werkt inmiddels al bij de overheid, Julian en Sefa overwegen het te gaan doen.
Casus RDDI
Luuk, Rinck en Iris doken in opdracht van RDDI in de Wet open overheid. Zij onderzochten hoe actieve openbaarmaking gestimuleerd kan worden in de gehele overheidsorganisatie. ‘De overheid’ is echter zo groot dat ze een afweging moesten maken waar ze zich in acht weken op zouden richten. Oplossingen kunnen worden gezocht in digitale interventies en gedragsinterventies. Een mix van die twee is essentieel, maar door de enorme hoeveelheid digitale en informatiesystemen bij de overheid richtten zij zich voor deze casus alleen op gedrag. En dan specifiek op gedragsinterventies die rijksbreed ingezet kunnen worden.
De groep kwam met drie interventies die eigenlijk direct toegepast kunnen worden. De eerste is een Woo-cursus voor leidinggevenden en hierbij in te zetten op stewardship (voorbeeldgedrag): vier op de tien leidinggevenden praat namelijk niet met het team over actieve openbaarmaking. De tweede is een A4 met een handelingsperspectief voor teams. Wat zijn de afspraken over versiebeheer, wie slaat wat op en waar, wat zijn onze digitale locaties? De derde interventie is om actieve openbaarmaking een vast gesprekonderwerp te maken voor alle ambtenaren. “Actieve openbaarmaking is voor heel Nederland, maak het dus intrinsiek.” En: “Je kunt de beste technologie hebben maar als mensen niet willen, maakt dat niet uit.”
Reactie RDDI
Pepijn van Houdt en Lotte Zwart van RDDI zijn heel tevreden en willen de groep uitnodigen om te komen praten bij hun organisatie. “Megawaardevol,” noemt Lotte hun resultaten. “De cursus voor leidinggevenden is een concrete stap die zo gezet kan worden.” Pepijn was te spreken over de manier waarop de studenten met feedback zijn omgegaan. Heeft de opdracht hen veel tijd gekost? “De begeleiding was minimaal. We hebben hen een keer ontmoet op de universiteit en schriftelijk feedback gegeven. Dat was het eigenlijk.” Lotte: “Die frisse blik is zo belangrijk. Wij zitten zo diep in de Woo, bij RDDI. Fijn dat zij nu ook de waarde zien van de Woo.”
Reactie studenten
Iris, Rinck en Luuk werken alle drie al in de publieke sector: de een als medewerker van een partijbureau, de andere twee als gekozen volksvertegenwoordiger en werkstudent bij een ministerie. Het onderzoek heeft hen geholpen bij het negatieve beeld dat zij hadden van de Woo. “We snappen nu wat de meerwaarde is.” Het trio heeft echt iets tastbaars kunnen aanleveren. Iris: “Het is mooi dat we energie terugkrijgen voor wat we erin hebben gestopt.”
Enthousiast geworden over wat studenten voor jouw organisatie kunnen betekenen? En wil jij ook een studentenopdracht laten uitvoeren binnen jouw rijksorganisatie?
Neem dan contact op met I-Partnerschap via de website of mail naar i-partnerschap@rijksoverheid.nl