Vanuit de Flexschil van Rijksconsultants zet Diana Uphof met veel plezier haar creativiteit en jarenlange ervaring met Lean management in als senior adviseur ontwikkeling bij de Directie Artificial Intelligence van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (J&V). Na twintig jaar afwisseling tussen adviesbureaus en de Rijksoverheid, wilde Diana graag als ambtenaar blijven werken én haar flexibliteit behouden. “Zo kwam ik bij de Rijksorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie terecht, waar Rijksconsultants een onderdeel van is.”
Uit je comfortzone
“Ik viel met mijn neus in de boter. Ik kreeg vanuit Rijksconsultants een opdracht met een onderwerp dat op mijn wensenlijstje stond en in een omgeving die voor mij nieuw en uitdagend was. Want ineens zat ik op een beleidsdepartement en werkte ik met experts op het gebied van Artificial Intelligence (AI). Heel actueel én een mooie match met mijn Lean-achtergrond.”
“Dat Rijksconsultants opdrachten aanbiedt op zulke actuele onderwerpen vind ik heel mooi”
Haar opdracht is tweeledig: “In het eerste halfjaar verving ik een projectleider algortimeregister. Dat is een publiek register waarin alle overheidsorganisaties de hoog risico en impactvolle AI-systemen en algoritmes die ze gebruiken moeten publiceren. De andere helft van de opdracht is gericht op de ontwikkeling van de groeiende directie. Ik adviseer en faciliteer de directie bij de inrichting van de sturing op financiële middelen, de implementatie van projectmatig werken en de totstandkoming van een organisatie- en formatierapport.”
Combinatie van Lean en AI
Maar wat is Lean management precies, en hoe gebruikt ze haar kennis hierover bij deze opdracht? “In mijn loopbaan bij onder andere Rijkswaterstaat, het Lean Management Instituut en het Rijksvastgoedbedrijf heb ik Lean-verbeterprogramma’s geleid. Lean is een leersysteem dat gericht is op het maximaliseren van klantwaarde en het elimineren van verspillingen. Dit doe je door doelen te stellen en continu te leren en verbeteren.
Wat me vooral aanspreekt aan Lean is de combinatie tussen het sturen op concrete resultaten en de inzet van praktische methoden, waardoor mensen gerichter en beter met elkaar kunnen samenwerken. Daarnaast kan ik in Lean mijn creativiteit kwijt, omdat in organisaties die Lean toepassen veel wordt gevisualiseerd. Door processen en prestaties in beeld te brengen kunnen teams samen problemen zien en erover in gesprek gaan, waardoor er een gezamenlijk begrip over de oorzaken en mogelijke oplossingen ontstaat. Ik geniet altijd erg van de rust en synergie die hieruit voortvloeit.
“Het gemak waarmee je je netwerk en blikveld kunt verbreden, is uniek aan de Flexschil van Rijksconsultants”
Verbreding van kennis en netwerk
“AI is voor mij een verlenging van mijn kennis over Lean management. Waar ik jaren achter elkaar met mensen processen heb uitgewerkt met brown papers en post-its aan de muur, kunnen we nu met digitale analyses veel gemakkelijker de knelpunten uit processen halen en de impact van verbeterinitiatieven vergroten. Dat ik hier via de Flexschil mee in aanraking kom is voor mij rijkdom. Ik doe kennis en expertise op die ik nooit op deze manier binnen mijn huidige werkverband op had kunnen doen. Bij de directie AI bij J&V zit ik in het hart van de ontwikkeling. Zij dragen bij aan de beleidsvorming binnen de Europese Unie en vertaling naar de eigen organisatie en stimuleren de toepassing van AI binnen alle J&V onderdelen. Dat Rijksconsultants opdrachten aanbiedt op zulke actuele onderwerpen vind ik heel mooi.”
Daarnaast vertelt Diana dat de opdracht haar blikveld en netwerk verbreedt: “Als je langere tijd bij één organisatie werkt, raak je gericht op die organisatie. Zodra je in het netwerk van Rijksconsultants stapt, is het ineens de hele overheid geworden. Het gemak waarmee je je blikveld kunt verbreden, is uniek aan de Flexschil van Rijksconsultants.”
“Ik heb niet alleen veel kennis opgedaan, maar ik heb ook een netwerk ontwikkeld waar ik altijd op kan blijven terugvallen”
Positief voor de opdrachtgever
“Niet alleen voor mij, maar ook voor de opdrachtgever merk ik voordelen van het inzetten van de Flexschil. De nieuwe collega is mede-ambtenaar die de overheid al goed kent. En je krijgt niet alleen de persoon, maar ook de kennis van het netwerk erachter. Als ik een vraag krijg over een onderwerp waar ik nog niet veel over weet, dan vraag ik naar ervaringen van collega’s in de Signal-groep van Rijksconsultants. Daar komen dagelijks vragen van collega’s binnen die in een paar seconden worden beantwoord door meerdere collega’s.”
DNA van de Flexschil
“Continue nieuwsgierigheid staat centraal als je het hebt over het DNA van de Flexschil. Die nieuwsgierigheid heb je hard nodig in de nieuwe omgeving waarin je terechtkomt en bij de unieke vraag van de opdrachtgever. Dat is ook het uitdagende aspect: je moet een opdracht in een heel hoog tempo scherp krijgen. Dat is lastig, zeker als je de organisatie en de mensen nog onvoldoende kent. Als dat goed lukt, kan je daarna vanuit de verbinding adviseren en beïnvloeden. Lukt dit niet, dan blijven opdrachten vaak hangen op weerstand of wordt niet het volledige potentieel benut.”
Een quote van haar leidinggevende bij het Lean Instituut die Diana altijd is bijgebleven en toepast in elke opdracht: “Je komt hier niet om een methode te implementeren, maar om het probleem van de organisatie op te lossen. Dus ga op zoek naar dat probleem.”
Wil je meer weten over de Flexschil van Rijksconsultants? Kijk dan op de website.