Rijksconsultants en NVWA: een verandering in gang zetten doe je samen

Nieuwsbericht | 31-01-2024 | 13:43

De NVWA werkt al sinds 2008 met de voorloper van het systeem e-CertNL. Hierbij wordt het hele proces van aanvraag van een certificaat tot de afgifte ervan geregeld door een digitaal systeem. ‘De governance van het e-CertNL was verouderd’, vertelt Jo-Anne Dreesens, afdelingshoofd Certificeren op Afstand binnen de NVWA. Daarnaast liep er een interne audit over e-CertNL waar serieuze aanbevelingen uitkwamen. ‘We besloten, nu ruim twee jaar geleden, dat er een consultant moest komen die de governance ging vernieuwen in afstemming met stakeholders binnen en buiten de NVWA.’

Regiemodel

Daarnaast moest e-CertNL een plek krijgen binnen het model van de NVWA voor de regie op de informatie- en ICT- voorziening. Jo-Anne: ‘Het regiemodel geeft helderheid: welke rollen heeft ieder en hoe beleggen we die in de organisatie? Belangrijk onderscheid is die tussen de ICT-leverende rol en de opdrachtgevende rol vanuit de organisatie. Regel je dit niet, dan sta je op een gegeven moment voor de verrassing dat een systeem of applicatie niet meer levensvatbaar is, waarbij niemand weet wat er moet gebeuren. Als NVWA hebben we op dit punt een inhaalslag voor alle ICT-applicaties gemaakt.’

Veranderingen begeleiden

Jo-Anne en haar collega’s zochten dus een interim-manager die zowel de governance van e-CertNL kon vernieuwen als de veranderingen op de werkvloer goed kon begeleiden. Immers, het feit dat e-CertNL zich zou aanpassen aan het NVWA-model voor de regie op de informatie- en ICT-voorzieningen zou een grote verandering betekenen voor het ontwikkel- en beheerteam van eCertNL. ‘Natuurlijk kijk je dan eerst naar de grote externe consultancybureaus binnen de zogeheten ICT-mantel’, vertelt Jo-Anne. ‘Maar de NVWA is een overheidsorganisatie. Hier verlopen de processen niet zo snel als je zou willen en er gaat veel tijd zitten in de afstemming tussen de diverse stuur- en werkgroepen. We wilden graag een manager inhuren die daar affiniteit mee had. Ik was dus heel blij met Rijksconsultants en met Marcel in het bijzonder.’

De kar trekken

Marcel: ‘Met dit soort projecten is het heel belangrijk dat degene die de kar trekt al binnen de Rijksoverheid werkt. Zo doe je aan kennisbehoud binnen het Rijk en omgekeerd kon ik gemakkelijk profiteren van de kennis van collega’s bij Rijksconsultants.’ Jo-Anne: ‘De interimmanagers van Rijksconsultants hebben naast overheidservaring ook nog ICT-ervaring, management- en leidinggevingskwaliteiten. Dat gaf ons een enorme voorsprong bij dit project. Met deze combinatie van kennisgebieden wil je de overheid versterken. Plus dat je voor een externe consultant veel meer betaalt, belastinggeld waarmee we juist doelmatig willen omspringen.’

Raakvlak

Marcel had veel zin in het eCertNL-project toen hij in november 2022 begon. ‘Deze opdracht bevond zich op het raakvlak van verandermanagement en ICT/informatievoorziening. Heel interessant. Hoewel ik niet meer dan de gemiddelde burger wist over voedselveiligheid, heb ik veel ervaring met ICT- en verandermanagement: mensen meenemen in een veranderproces. Hen begeleiden bij het loslaten van het verleden en samen goed de toekomst in gaan. Het gaat er om dat werknemers zich gehoord voelen zodat ze de verandering willen doormaken. Ik bouw een band met ze op, luister veel, geef aandacht aan wat er in een team leeft. Vervolgens moet je die beweging met elkaar maken.’

Verleden erkennen

Jo-Anne: ‘Het is bijzonder belangrijk om het verleden te erkennen voordat we ons richten ons op de nieuwe situatie. Dit is gelukt, grotendeels omdat onze samenwerking goed was. We bleven elkaar steeds opzoeken, er was constant verbinding. En we hadden vertrouwen in elkaar, we gaven elkaar steeds ruggensteun in de groep.’ Marcel: ‘We hebben de beweging in gang gezet en gezorgd dat het goed in de steigers staat. In het nieuwe jaar zal zich het moment aandienen van een volgende fase waarop de organisatie een vaste manager kan gaan werven. Op dat moment sta ik open voor een nieuwe opdracht.’

Nationale Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) Jo-Anne Dreesens werkt sinds 2014 bij de NVWA binnen de directie Keuren. Deze directie gaat over het certificeren van exportproducten vanuit Nederland naar niet-EU-landen waar veterinaire eisen aan worden gesteld. Dat kunnen eisen zijn op het gebied van voedselveiligheid en diergezondheid. Het systeem e-CertNL faciliteert ook de fytosanitaire export (planten en plantaardige producten), waarvoor plantgezondheidseisen gelden. Plantaardige keuringsdiensten certificeren deze export. De afdeling Certificeren op afstand kent naast het ontwikkel- en beheerteam e-CertNL ook uitvoerende teams die exporten op afstand certificeren. Dat betekent dat er geen certificerende NVWA-inspecteur op de exportlocatie aan te pas komt. De controle op export van levende dieren kan niet op afstand, hierbij komt altijd een inspecteur zelf naar de locatie.

Marcel Bouwsma, manager e-CertNL a.i. bij NVWA Marcel werkt sinds 2018 bij Rijksconsultants. ‘Je hebt managers die goed zijn in crisissituaties, en managers die goed op de winkel kunnen passen. Ik kan crises goed aan maar ben vooral goed in verbinden, in samen met de werknemers een beweging maken. Het leuke aan rijksconsultant zijn vind ik dat je zoveel kan bereiken met je frisse blik. Dat doe ik heel graag met de kennis die ik meeneem van vorige projecten of die ik van collega’s leen. Ik koos voor de Rijksoverheid omdat ik altijd wil blijven leren en kennisdelen. Verder maak ik me graag hard voor de publieke zaak.’

Wat is governance? Bij governance gaat het om een goede inrichting van de organisatie met een passende verdeling van taken, rollen en verantwoordelijkheden. Leidend is hierbij de ambitie van de organisatie: welke meerwaarde wil je met elkaar creëren? Wat wil je met elkaar bereiken? En vervolgens: hoe zorg je dat dit goed gebeurt? Zelf beter worden in governance? Maak dan kennis met de Governance-training van Rijksconsultants.