Ruud van de Steeg: ‘Zet communities in voor de aanpak van maatschappelijke opgaven’
Teamleden met diverse achtergronden, expertises en perspectieven die samen een vraagstuk aanpakken. In het bedrijfsleven gebeurt het veel en vaak, binnen de Rijksoverheid een stuk minder. Helaas, want multidisciplinair werken kan onze innovatiekracht enorm vergroten. Daarbij helpt het een voedzame bodem creëren voor creativiteit en innovatie. Wij vroegen Ruud van de Steeg, met Evert Schaap de oervader van multidisciplinair werken binnen de overheid, hoe deze aanpak voor ons kan werken.
‘Mijn droom is dat de Rijksorganisatie Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie (ODI) multidisciplinair gaat werken. Als een van de oprichters van de Informatiehuishouding-community (IHH) weet ik uit ervaring welke resultaten je hiermee kunt boeken. Er zijn tal van onderwerpen die je multidisciplinair kunt aanvliegen, zoals bijvoorbeeld verandermanagement, security of Data & AI. Het zou heel goed zijn als de Rijksorganisatie ODI een multidisciplinaire aanpak inzet voor zaken vanuit de Europese Unie (EU). Er komen heel veel nieuwe EU-acts (wetten of bindende richtlijnen) op ons af voor, onder meer, Data & AI, digitale weerbaarheid en informatie. We kunnen hierop anticiperen door communities op te zetten voor alle overheidsorganisaties. I-Interim Rijk, het Rijks ICT Gilde en I-Vakmanschap zouden bijvoorbeeld een community voor onderwijs op kunnen richten. De Rijksorganisatie ODI moet dan wel zorgen voor een sterke binding met thematrekkers van de I-strategie, bijvoorbeeld met Emine Özyenici, hoofddirecteur bedrijfsvoering van Justitie en Veiligheid. Dan is het niet meer ieder voor zich, maar helpen we elkaar om dingen voor elkaar te krijgen. Zo werk je als overheid niet alleen compliant, maar ben je ook meteen accountable op EU-wetgeving,’ legt Ruud uit.
Grote maatschappelijke opgave
Het tempo waarmee hij zijn visie op multidisciplinair werken uiteenzet bewijst dat hij lang en diep over het onderwerp heeft nagedacht. Maar waak ervoor dat je hem verwart met iemand onder een systeemplafonnetje op plannen broedt. ‘Ik ben allergisch voor stroperigheid. Je moet je mouwen opstropen en gaan doen!’ Die mentaliteit is kenmerkend voor zijn aanpak van de informatiehuishouding ‘Na de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag is naast programma Open Overheid, het programma Open op Orde gestart. Inmiddels zijn die samengevoegd. Evert en ik werkten, met een kleine staf, vanuit I-Interim Rijk voor het programma Open op Orde. De opdracht voor het programma was de Rijksoverheid zo in te richten dat informatie sneller vindbaar is. En dat burgers, snel en op een transparante wijze, hun informatie op kunnen vragen. Een enorme klus, want de Rijksoverheid bestaat niet hè? Het is een containerbegrip. Van oudsher bewegen departementen vrij zelfstandig, met eigen prioriteiten. Gehanteerde definities en manieren waarop informatie en gegevens worden uitgewisseld lopen nogal uiteen. Het Rijksprogramma voor Digitale Duurzaamheid en Informatievoorziening (RDDI) bracht hier verandering in. Eerst liep dat niet zo hard, maar na de parlementaire commissie kwam de vaart erin. Daarop vroeg het bureau van de Regeringscommissaris aan I-Interim Rijk om kleine organisaties te ondersteunen in het op orde krijgen van hun informatiehuishouding.’
Het kwartje valt
‘Toen het succes van onze werkwijze zich aftekende, klopten ook de grotere departementen aan. Die hebben we meteen meegenomen,’ vertelt Ruud met terechte bravoure. ‘Voor ons succes waren drie factoren cruciaal: diversiteit in de teams, de financiering vanuit Open op Orde en actieve betrokkenheid van het management van I-Interim Rijk en Doc-Direkt. Evert en ik wisten wat we bij I-Interim Rijk wél en niet in huis hadden. Project- en programmamanagement en -architectuur experts hadden we, maar in I-specialismen waren we niet thuis. We wisten ze wel te vinden, bij Doc-Direkt. Op aangeven van Richard Vielvoije (Rijksorganisatie ODI) en Paula van Lieshout (Doc-Direkt) gingen we samenwerken met businessmanager Seth van Houten. Voor verandermanagement experts namen we contact op Rijksconsultants. Expertise op technische voorzieningen en data haalden we bij het Rijks ICT Gilde. Toen is bij ons het kwartje gevallen: als we met zijn allen op dezelfde manier werken, krijgen we meer voor elkaar. Trainees inzetten werd ook belangrijk, die konden we opvoeden in de gewenste werkwijze. Overal zagen we dezelfde problemen. Maar ook dezelfde wens: beleid en uitvoering op harmonieuze wijze met elkaar verbinden. Daartoe is de Informatiehuishouding community (IHH) opgezet. Daarin zitten I-specialisten, projectmanagers, programmamanagers, architecten en trainees én mensen van het RDDI, CIO-Rijk en het Nationaal Archief.
Krachtige community
Een multidisciplinair team helpt een breder scala ideeën genereren, en vergroot de kans op nieuwe en onverwachte oplossingen voor complexe problemen. Ruud legt uit hoe de IHH-Community werkt. ‘We leren van en met elkaar. Jong, oud, expert en leek komen wekelijks bij elkaar. Soms sluit er een gastspreker over een specifiek thema aan. Bijvoorbeeld over e-mail archivering of Open Overheid. Diverse sprekers sloten al aan. Denk aan: Arre Zuurmond (Regeringscommissaris Informatiehuishouding), Lucas Lombaerts (Directeur Rijksbrede programma Open Overheid) en Jaap Haenen (Programmamanager Open op Orde). En soms komen er via Erik Saaman (Nationaal Archief) en Eric Peters (RDDI) vakspecialisten langs. De IHH-Community is de basis voor onze multidisciplinaire teams. Daar horen ze de juiste dingen, worden belangrijke zaken besproken en worden nieuwe contacten gelegd. Zo kunnen ze ‘goed gevoed’ verschillende partijen helpen om hun informatiehuishouding op orde te krijgen. Helpen, want we gaan het werk niet voor ze doen. De organisaties moeten zelf aan de slag, daar maken we duidelijke afspraken over. Alle IHH-teams zijn multidisciplinair en gaan van opdracht naar opdracht. Soms zit één team op meerdere opdrachten. Dat is een praktische keuze, sommige organisaties zoals bijvoorbeeld de Kiesraad of Ombudsman zijn te klein om een heel team op te zetten. Verder werken we voor zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s) en Hoge Colleges van Staat. Zó ondersteunt I-Interim Rijk, CIO-Rijk en het Nationaal Archief met hun beleid op informatiehuishouding.’ Onze community wordt ook ingezet voor werving. Als het goed klikt tussen een I-specialist en opdrachtgever kan die daar aan de slag.
Meespelen in de voorhoede
‘Laten we wel wezen, multidisciplinair werken is niks nieuws. Maar, het kan een probaat middel zijn tegen de verkokering. Ik grijp even terug op mijn droom voor de Rijksorganisatie ODI. Als je in multidisciplinaire teams en communities werkt, en beleid en uitvoering op een natuurlijke manier samenbrengt, verandert je rol. Je bent niet alleen uitvoerder, maar speelt mee in de voorhoede. Je denkt mee over wetgeving, nieuwe onderwerpen en technieken. Ik begrijp heel goed dat men bij innovatieve werkwijzen niet direct aan informatiehuishouding denkt. Ons imago is niet bepaald sexy, maar onze multidisciplinaire aanpak en community zijn wél spannend. Daar hoort het beleid direct van de uitvoering wat de effecten van hun besluiten zijn en waar ze moeten bijsturen. En de leden horen er als eerste over voorgenomen beleid. Zulke uitwisselingen zijn cruciaal voor effectief innoveren.’
4 tips voor een multidisciplinaire aanpak
|