Kennismaken met Peter Terlouw: hoofd Peerreview organisatie en hoofd Gateway Review

Nieuwsbericht | 02-10-2023 | 10:56

Gateway Review als concept spreekt Peter enorm aan van wege de aspecten peer-review, reflectie en leren. “Jaren geleden raakte ik al gefascineerd door de kracht van de toen populaire INK-methode; systematisch zelf-onderzoek met als doel te groeien. Gateway Review zit voor mij in dezelfde hoek, met als extra krachtige toevoeging de peer-review. Toevoeging, omdat ik ook zelf ervaren heb dat het proces op zich van een Gateway Review ook voor de vragende/ontvangende partij al reflectief/lerend is. Daarnaast is het ook leerzaam voor de reviewers zelf."
Peter ziet de reviews als een louterend proces, ook als het ‘oordeel’ zodanig is dat je met elkaar nog eens goed moet kijken hoe nu verder. Het geheel past zijn inziens bij een goed functionerende overheid; de publieke zaak staat centraal, dáár doen we het voor en dat boort een plicht aan om de goede dingen zo goed mogelijk te doen. En daar past voor hem  Gateway Review als één van de instrumenten uitstekend bij.

Ervaring als kwartiermaker

In 2013 werd hij al gevraagd als kwartiermaker voor de vorming van één subsidie-organisatie voor de ministeries OCW, VWS en SZW. Dat was een project vanuit de gedachte van de ‘compacte Rijksdienst’ met zoals Peter zelf diplomatiek zegt ‘enige voorgeschiedenis’. “Mijn eerste week was gevuld met een Gateway Review…, wat een formidabele start opleverde aangezien het rapport een steun in de rug was om nu echt aan de slag te gaan. Gaande de rit heeft er nog één review plaatsgevonden. Ook die was uitermate nuttig omdat het juist van buiten de dynamiek van die drie met elkaar bezig zijnde ministeries een analyse + richting gaf aan dit project. Het hielp mij om op basis van deze reviews het gesprek over deze nieuwe dienst scherper en preciezer te kunnen voeren, en uiteindelijk om betere besluiten voor te leggen. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in de oprichting van de Dienst Uitvoering Subsidies voor Instellingen (DUS-I), de Shared Service Organisatie voor de drie ministeries in het sociale domein.” Peter is best trots op die prestatie. “Ik vind de vorming van DUS-I nog steeds heel wat: ondanks alles tóch gevormd en inmiddels zijn waarde bewezen.”

Verduurzaming provinciehuis Zuid-Holland

Daarna ging hij aan de slag bij de provincie Zuid-Holland. Daar stond in 2019 de renovatie én verduurzaming van het bestuursgebouw van het provinciehuis op stapel. “De politiek-bestuurlijke besluitvorming was rond: de daadwerkelijke uitvoering zou kunnen beginnen. Op dat moment heb ik een Gateway Review geïnitieerd omdat het een voor de provincie ongebruikelijk hoog-risico project betrof. Bovendien ging – geheel naar goed provinciaal gebruik – de discussie over hoe/wat gewoon door ná de vaststelling van het plan. Ook hier was de review behulpzaam; zowel ter geruststelling dat het weliswaar een ingewikkeld project betrof, maar met de juiste maatregelen zeer goed realiseerbaar, als ook ter waarschuwing/aansporing om nog een paar essentiële zaken te regelen (categorie: doe onmiddellijk). Het vernieuwde en energie-neutrale gebouw is zomer 2022 opgeleverd, binnen budget en planning.”

Marktwerking en overheid

Aangezien Peter heeft gewerkt bij verschillende overheden evenals in het bedrijfsleven heeft hij in zijn loopbaan dan ook de kans gehad om beide werkomgevingen te vergelijken. “Ik denk dat je niet kunt spreken over ‘de overheid’ en ‘het bedrijfsleven’, alsof het twee eenduidige grootheden zijn, die je dan ook nog eens tegenover elkaar plaatst. Het is veel minder overzichtelijk, morsiger ook. Vooral in de ‘afrekenmechanismen’ zie ik wezenlijke verschillen. Waarmee ik wil zeggen: we kunnen inderdaad van elkaar leren. Sommige bedrijven kunnen leren dat ze weliswaar een partij in een markt zijn, maar ook een verantwoordelijke speler in de maatschappij. Sommige overheidsorganisaties kunnen leren dat ze weliswaar een speler in de maatschappij zijn, maar ook de burger met zijn/haar behoeften, verlangens en mogelijkheden serieus moeten nemen.”

Visie op vaktaal

Samen met Mark van Twist van de NSOB (Nederlandse School voor Openbaar Bestuur) schreef hij een boekje met de titel ‘Hoe ruikt verandering’, over het inzicht dat taal vaak het enige instrument is om te adviseren. Vanuit deze visie stellen de heren dat het vermogen om taal te maken afgeleerd bij het leren van een vak en sluit aangeleerde vaktaal niet (altijd) goed aan bij de context in het hier en nu. Terwijl je juist dan taal moet kunnen ‘maken’ om iets uit te drukken dat ook echt verstaan wordt. Na publicatie hebben ze ook hier en daar presentaties en workshops gegeven, vertelt Peter, met overwegend positieve reacties. “In het boek staan daar oefeningen in, en tijdens een workshop spelen we daar mee. Ik hoor dan: ‘zó had ik er nog niet naar gekeken, dank voor de inzichten’."

Inmiddels heeft Peter dus al wat gepresteerd in zijn werkende leven, maar het belangrijkste is voor hem toch dat hij van betekenis kan zijn voor mensen. “Daar doe ik het voor."

Uitdragen van de Gateway-methode

Hij noemt zichzelf liefhebber en ambassadeur van de Gateway methode, maar waakt ervoor om het als Haarlemmer- olie te beschouwen. “Al kan en mag het mijns inziens vaker ingezet worden als een instrument om binnen een project/programma tot betere resultaten te komen. Neveneffect is dat sommige reviews ook nog eens een schat aan inzichten opleveren over waar we met de overheid staan, welke patronen we steeds herhalen – om het goed te doen en waar het beter kan."

Als ‘directeur’ Gateway wil hij dit ook actief uitdragen. “Hoe precies dat ga ik uitvinden met het bureau, met de community, met de opdrachtgevers en met mensen die zich richten op leren/ontwikkelen van methoden en talent.”

Voor zijn nieuwe functie heeft Peter ook al enigszins nagedacht over de lange termijn. “Kwaliteit van de reviews zie ik als onvervreemdbare waarde, en dat betekent dat ik met die ogen wil kijken naar alle fasen van een review, de methodiek, de samenstelling van de reviewteams en ook de ‘tweede niveau’ van leren op basis van analyse/reflectie op reviews. Uiteraard moet welke review dan ook, passen bij de vraag of de probleemstelling van de opdrachtgever. Verder leerde ik bij de bijeenkomst, kort voor de zomer, dat het aantal reviews dit jaar hoogstwaarschijnlijk hoger uitvalt dan in 2022, terwijl het aantal leden in de community daalt. Daar is dus op korte termijn al wat te doen.”

Gekwalificeerde peers

De community is voor Peter het kloppende hart van de Gateway Review. “Peer-review begint bij het kunnen inzetten van gekwalificeerde peers. Van- en met elkaar; de ene keer vragend/ontvangend als je met een vraagstuk worstelt, en de andere keer leverend via je inbreng in een reviewteam; dat is de kern. Koesteren dus, en ook prikkelen, uitdagen en waarderend blijven onderzoeken – steeds met het criterium van kwaliteit voor ogen.

Ik ken de community een beetje, vooral nog vanuit mijn tijd bij de rijksoverheid. Ik zal daar zeker in de beginmaanden veel tijd in investeren om kennis te maken. Met wat ik hiervoor zei over de uitbreiding van het aantal leden in de community zie ik ook mogelijkheden om meer diversiteit aan te brengen in het totale bestand. “

Dat het portfolio van de peerreview zich ontwikkelt is in Peters ogen positief. “Ik begreep voor de zomer dat, gekoppeld aan het portfolio, de reviews inmiddels bestaan uit grofweg de helft niet-IT reviews en de andere helft IT-gerelateerd, waarbij die reviews dan ook weer vaak over van alles gaan behalve de techniek as such. Dat zal in beweging blijven, verwacht ik. Het is denk ik goed dat het fenomeen Gateway Review minder strikt geassocieerd wordt met IT; het is breder inzetbaar. En uiteraard is er ook het Adviescollege ICT-toetsing (voorheen BIT). We moeten elkaar niet gaan beconcurreren.
Voor mij is het niet zo relevant of het IT of iets anders is; daar waar er binnen de overheid een vraagstuk ligt, dat zich leent voor een review, dan kunnen we het daar inzetten, opdat de overheid als geheel, zowel op casus-niveau als breed, verder komt en we als overheid leren.

Verder denk ik dat het goed is om nog eens breed onder de aandacht te brengen welke meerwaarde het heeft om juist een aantal reviews per vraagstuk uit te voeren; zo’n reeks verhoogt de toegevoegde waarde en het leren op meerdere niveaus.

De nieuwe onderdelen binnen de methodiek zijn interessant; goed dat ook de methodiek en de toepassingsvormen zich blijven ontwikkelen. Ik vind bijvoorbeeld de Dialoogtafel best spannend: waar houdt de review op, blijf je van meerwaarde door te helpen, en waar begint advisering dan wel treed je als reviewer in een andere betrokkenheid? Goed om dat met de community positief-kritisch te blijven volgen én om te blijven ontwikkelen/experimenteren.”

Op zijn eerste werkdag  gaat Peter uiteraard kennismaken met de nieuwe collega’s. “Daar kijk ik naar uit. Op de tweede dag ben ik bij een bijeenkomst van ABDTOPConsult die een reflectief gesprek willen voeren over hun methodiek, en daar andere methodieken zoals de Gateway Review willen betrekken als spiegel.”

Dit interview is afgenomen door de redactieraad van Bureau Gateway en verscheen eerder in de nieuwsbrief van Bureau Gateway