Rik Wijnhof is adviseur strategische inkoop en begeleidt nu zijn derde IT-stagiair bij de directie informatievoorziening en inkoop bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Hij vertelt over zijn ervaring als stagebegeleider, hoeveel begeleiding het nou écht kost en welke stageopdrachten goed werken. ‘Het is zowel een leerschool voor mezelf als voor de stagiair.’
Hoe kwam de stageplek bij jullie tot stand?
‘Ik werd gebeld door een samenwerkingsverband van vier hogescholen, die voor stages over inkoop gezamenlijk actief zoeken naar stages binnen rijksoverheid of andere overheidslagen. Zij opperden het idee van een stageplek bij ons. Wij hebben altijd wel vraagstukken lopen die heel interessant zijn voor de organisatie, maar waar ik zelf niet aan toe kom. Perfect voor een potentiële stagiair. Zodoende schreven we de vacature en kregen we veel leuke reacties.’
‘Wij hebben altijd wel vraagstukken lopen die interessant zijn voor de organisatie, maar waar ik zelf niet aan toe kom. Perfect voor een potentiële stagiair.’
Wat was je grootste twijfel vooraf?
‘Je moet er aan de voorkant over nadenken dat bij de stage een stukje begeleiding komt kijken. Een stagiair steekt natuurlijk ook tijd in vraagstukken waar ik anders niet aan toe kom, maar begeleiding kost tijd. Die twijfel was snel weggenomen omdat je met een stagiair tegelijkertijd iemand in huis haalt die zich kan ontwikkelen, veel tijd in een onderzoek steekt, heel enthousiast is en kritische vragen stelt over hoe we hier dingen aanpakken.’
Een andere twijfel is de praktische kant: ‘Je zou ook kunnen terugschrikken van de praktische zaken, zoals de eerste selectie tot het aannemen van de stagiair en het regelen van alle ICT-spullen. In mijn ervaring werd ik daar heel goed in geholpen, dus dat was voor mij geen struikelblok.’
Kun je een voorbeeld geven van een concrete stageopdracht?
‘Op onze eerste stagevacature kregen we onverwachts veel technische sollicitanten. De stagiair die bij ons is gestart heeft met AI zelf een tool gemaakt, die nu ook écht gebruikt wordt. Met de tool formuleert hij conceptantwoorden op veelvoorkomende vragen die binnenkomen als we een aanbesteding hebben. Binnenkort gaan vermoedelijk ook alle andere overheidsinstanties in Nederland hiermee werken en omdat de stagiair met zijn technische expertise zo goed in het team paste, hebben we hem gevraagd om te blijven. Dat dat de uitkomst is van zijn hbo-stage, dat is heel tof.’
'De stagiair die bij ons is gestart heeft met AI zelf een tool gemaakt, die nu ook écht gebruikt wordt.’
Wat zou er zijn blijven liggen zonder stagiair?
‘Als dit thema -AI en inkoop- alleen op mijn kennis was blijven hangen, was het waarschijnlijk hoog-over gebleven. Dan wordt het een paar uurtjes in de week tussendoor en zou het niet gewenste resultaat opleveren. Nu hadden we mensen die de ruimte kregen om echt fulltime dedicated hierin te duiken. Daarom ben ik echt blij met de stagiairs. Voor volgend jaar heb ik weer allemaal ideeën voor stageopdrachten waarvan ik denk dat we daarmee echt geholpen zouden zijn.’
Hoeveel tijd kost begeleiding écht?
‘Ik moet zeggen dat ik dat altijd wel meeneem in de selectie: in hoeverre heb ik het idee of iemand goed zelfstandig door kan werken? Ik probeer ze op sleeptouw te nemen met mijn normale gang van zaken en verder pak ik elke week één uur om de voortgang te bespreken. Als je een afgebakende stageopdracht hebt waar de stagiair zich helemaal op kan storten, dan is dagelijkse sturing waarschijnlijk minder nodig.’
‘Ik heb het idee dat er vaak wo-stages worden aangeboden, terwijl mijn ervaring met hbo-stagiairs ook heel goed is.’
En wat levert het op voor jezelf?
‘Ik vind het zelf gewoon heel leuk om te doen. Ik krijg er energie van om nieuwe mensen in een organisatie te begeleiden, én het is voor mij ook een leerschool. Zo zat er vorig jaar een mooi leermoment in voor mezelf: dat ik moeilijkheden voor een stagiair niet weg manage en overneem, maar het even op zijn beloop laat. Dat ik het aan iemand zelf overlaat en iemand zelf een probleem oplost. Wat dat betreft vind ik het ook voor mijn eigen ontwikkeling belangrijk dat ik stagebegeleider ben.’
Welke misvattingen zie je bij collega's?
‘Die vallen bij ons wel mee. De stagiairs worden met open armen ontvangen. Opvallend was bij onze vorige stagiair dat hij een ander profiel had dan wij als beleidsambtenaren. Hij is echt een techneut en dat maakt het ook wel weer interessant, omdat hij anders kijkt naar hoe je dingen slim aanpakt in de organisatie.’
‘Als je eenmaal aanmeldingen hebt, is er daarnaast altijd wel ondersteuning mogelijk via een HR-bureau.’
Wat zou je zeggen tegen een manager die twijfelt?
‘Ik zou het absoluut aanraden. Ik heb het idee dat er vaak wo-stages worden aangeboden, terwijl mijn ervaring met hbo-stagiairs ook heel goed is. Ik zou deze groep dus zeker niet uitsluiten.’ En een tip over de stageopdracht: ‘Maak de stageopdracht concreet aan de voorkant. Niet: ik wil iets met AI doen, maar focus op wat voor jouw organisatie en team nu nodig is. Als je eenmaal aanmeldingen hebt, is er daarnaast altijd wel ondersteuning mogelijk via een HR-bureau. Ik heb ook wel eens zoveel goede aanmeldingen gehad, dat ik overwogen heb om meerdere plekken tegelijk open te zetten.’
Contact
De ervaring laat zien dat stagiairs meer brengen dan ze kosten. Met de juiste begeleiding voegen ze waarde toe, brengen ze nieuwe inzichten en versterken ze het team. Zo werken we samen aan de versnelling van een digitale overheid, die nieuw I-talent aantrekt en behoudt. Meer weten? Mail ons dan via rijkistage@rijksoverheid.nl. Wij helpen je met het formuleren van een stageopdracht en denken graag met je mee.
Rijks I-Stage is onderdeel van I-Partnerschap van Rijksorganisatie ODI, in opdracht van CIO Rijk en Programma Open Overheid.