De Rijksdienst staat voor een stevige opgave: complexe maatschappelijke vraagstukken vragen om meer samenhang en samenwerking over departementen heen. Het SGO (overleg van secretarissen-generaal van de ministeries) heeft daarom de stap gezet naar een nieuwe manier van samenwerken, met meer gezamenlijke verantwoordelijkheid en focus op resultaat. In die beweging ontwikkelt het SGO zich richting een Bestuursraad Rijk, waarin gezamenlijk wordt gestuurd op rijksbrede opgaven.
Opdracht
Om dit op gang te brengen is vorig jaar oktober een kwartiermakersteam gestart. De opdracht: helpen om deze beweging concreet te maken en echt in gang te zetten. Vanuit Rijksorganisatie ODI heeft rijksconsultant Nikki Kenters hieraan bijgedragen door als één van de kwartiermakers mee te bouwen aan een werkbare manier van samenwerken en sturen over departementen heen. Nu de kwartiermakersfase is afgerond, maakt zij tijdelijk deel uit van het ondersteuningsteam op het ministerie van Algemene Zaken.
Gert Jan Buitendijk (Secretaris-Generaal Algemene Zaken) en Nikki Kenters
Aanpak
Nikki: “We werkten als kwartiermakersteam vanuit een lerende aanpak, dus niet eerst alles uitdenken, maar ontwikkelen terwijl je het doet. En niet iets bedenken vóór de organisatie, maar samen mét de betrokkenen. Ideeën en werkwijzen werden direct in de praktijk getest en waar nodig aangepast, zodat het echt werkt. Daarbij lag de focus voor de Bestuursraad Rijk op het aanbrengen van duidelijke prioriteiten en doelstellingen, het vernieuwen van de manier van samenwerken en sturen, het versterken van het functioneren als team als randvoorwaarde voor duurzame verandering en het versterken van de realisatiekracht van de Rijksdienst. We hebben bestuurlijke sessies voorbereid en ondersteund, met als doel om richting te bepalen en daadwerkelijk keuzes te maken.
Een belangrijk onderdeel was het zichtbaar en bespreekbaar maken van patronen en dilemma’s die de samenwerking beïnvloeden. Door die expliciet te maken, ontstond er ruimte om anders te handelen.
We werkten in een continu proces waarin strategie, structuur en cultuur samenkwamen. Daarbij ging het niet alleen om de ontwikkeling van het SGO zelf, maar ook om de bredere beweging binnen de Rijksdienst. Daar lag de focus op opgavegericht besturen, wendbaar organiseren en het versterken van publiek leiderschap, met taskforces als plek waar die manier van werken concreet wordt. Juist die wisselwerking maakte dat we voortdurend schakelden tussen het grotere geheel en wat dat concreet betekent in de praktijk, en dat het niet bij plannen bleef, maar ook daadwerkelijk verder werd gebracht.”
Resultaat
In de kwartiermakersfase hebben we een stevige basis gelegd voor de volgende stap richting een Bestuursraad Rijk en het versterken van de realisatiekracht van de Rijksdienst. Er ligt nu een veranderplan met concrete vervolgstappen om de beweging verder te brengen. Ook is duidelijker geworden hoe een Bestuursraad Rijk kan functioneren als plek waar gezamenlijk wordt gestuurd op rijksbrede opgaven. Tegelijk is er meer samenhang ontstaan tussen prioriteiten, werkwijze en uitvoering.
In de praktijk is er iets verschoven. Gesprekken binnen het SGO/Bestuursraad Rijk worden scherper, keuzes worden explicieter gemaakt en er is meer aandacht voor gezamenlijke verantwoordelijkheid. Daarmee zijn eerste stappen gezet van vooral afstemmen naar meer gezamenlijk sturen. Deze manier van werken krijgt inmiddels concreet vorm in de praktijk, onder andere in de manier waarop de taskforces worden ingericht en benut om rijksbrede opgaven gezamenlijk verder te brengen.
Tegelijk wordt zichtbaarder wat dit vraagt van de organisatie en van mensen zelf. Niet alleen in hoe we het organiseren, maar juist ook in gedrag en leiderschap. Ook hebben we een basis gelegd voor een manier van werken waarin leren en bijstellen vanzelf onderdeel zijn.
Nikki: “Vanuit die beweging heb ik actief bijgedragen aan het concreet maken en verder brengen ervan. Door snel te zien wat er speelt en waar het vastloopt, kon ik helpen om gesprekken terug te brengen tot de kern en verder te brengen. Ik heb veel geschakeld tussen het grotere verhaal en wat dat betekent in de praktijk. Juist door het werkbaar te maken, ontstond er richting en werd het makkelijker om de volgende stap te zetten.
Daarnaast heb ik regie genomen op het verbinden van de voorgenomen doorlichting van de Rijksdienst, de taskforce Slagvaardige Overheid en de opdracht rond lange termijnsturing bij ABD Topconsult. Daardoor ontstaat meer samenhang en versterken deze trajecten elkaar in de beweging naar een slagvaardigere Rijksdienst.
Door te spiegelen en door te vragen kwamen onderliggende patronen en dilemma’s sneller op tafel. Dat hielp om het gesprek eerlijker te voeren en om niet te blijven hangen in abstracte afspraken. Wat ik vooral heb geprobeerd te doen, is zorgen dat het niet bij plannen bleef. Door dingen samen concreet te maken en het gewoon te gaan doen, kwam er beweging en werd zichtbaar wat werkt en wat niet.”
“Op papier klopt het vaak wel. Het wordt interessant op het moment dat je het samen gaat doen.”
Samenwerking
“Dit team toonde de kracht van verbinden: door mensen uit verschillende delen van de rijksdienst samen te brengen, los van vaste structuren, ontstond energie en tempo. Met een sterke kwartiermaker als aanjager boekten ze snel tastbare resultaten, waardoor we nu echt stappen kunnen zetten richting een Bestuursraad Rijk,” aldus de opdrachtgever Gert Jan Buitendijk, Secretaris-Generaal Algemene Zaken.