Een goed functionerende overheid valt of staat met een volwassen informatiehuishouding (IHH). Maar hoe zorg je ervoor dat Rijksorganisaties hier praktisch mee aan de slag kunnen? In opdracht van programma Open Overheid en I-Partnerschap onderzocht Frank de Jooden van het lectoraat Digital Business & Society van Hogeschool Windesheim samen met studententeams hoe je de volwassenheid van informatiehuishouding niet alleen kunt meten, maar ook duurzaam kunt verbeteren.
“I-Partnerschap vroeg ons mee te denken over kennis- en curriculumontwikkeling rondom informatiehuishouding: een heel belangrijk onderwerp. Heb je je informatiehuishouding op orde, dan verbeter je je publieke dienstverlening en functioneer je beter als Rijksoverheid. Heb je dat niet, dan kan je de burger niet goed van dienst zijn en is transparantie lastig.”
Frank de Jooden
"De bestaande instrumenten meten wel, maar bieden niet altijd genoeg stuurinformatie."
Het probleem
In gesprekken met Rijksorganisaties merkte Frank dat er onvrede heerst over de huidige volwassenheidsmetingen, in de vorm van zelfevaluaties en N-metingen. “De bestaande instrumenten meten wel, maar bieden niet altijd genoeg stuurinformatie. Je krijgt een diagnose, maar weet niet hoe je kunt verbeteren. In dat gat zijn wij gesprongen.” Zo ontwikkelde Frank een aanvullende methodiek die niet alleen meet hoe volwassen de informatiehuishouding van Rijksorganisaties is, maar ook welke concrete stappen ze kunnen zetten om hun informatiehuishouding verder op orde te krijgen.
“We meten op drie niveaus: strategisch, tactisch en operationeel.”
Aanvullende methode
De methode maakt gebruik van het standaard volwassenheidsmodel van Davenport, vertaald naar de context van informatiehuishouding, met specifieke aandacht voor de onderliggende processen die ten grondslag liggen aan de archivering en openbaarmaking van informatie. Ter aanvulling vonden semi-gestructureerde interviews plaats met zeven deelnemende Rijksorganisaties. “De kracht van het onderzoek zit in de combinatie van kwalitatieve informatie uit de interviews, die via een model is vertaald naar meetbare informatie,” legt Frank uit. “We meten op drie niveaus: strategisch, tactisch en operationeel, waardoor je beter begrijpt waar de verschillen zitten binnen een organisatie.”
Studententeams
“Dit kon ik natuurlijk niet alleen. I-Partnerschap heeft de mooie taak om het onderwijs te verbinden met de Rijksoverheid als I-werkgever. Zo kwamen we op het idee om teams van studenten de interviews bij de Rijksorganisaties te laten afnemen. Voor studenten is dit een fantastische kans om midden in de praktijk te werken,” vertelt Frank. “En voor organisaties levert het verrassend veel op. De aanwezigheid en frisse blik van studenten brak bij sommige organisaties het gesprek over IHH open. Ook kregen we regelmatig terug dat onze studententeams dat onze studententeams ‘consultant-waardige’ rapporten opleverden, omdat ze vanuit de methodiek heel concreet adviseerden.”
“Voor studenten is dit een fantastische kans om midden in de praktijk te werken.”
“Zonder I-Partnerschap was dit onderzoek er niet geweest,” vertelt Frank. “Zij brachten ons met de juiste mensen binnen de Rijksoverheid in contact, zorgden dat we toegang kregen tot de organisaties en boden ons een podium op congressen en evenementen. De verbinding tussen onderwijs en overheid is krachtig en heeft het onderzoek echt versterkt. Daarnaast heeft de casuïstiek van de Rijksorganisaties weer bijgedragen aan curriculumontwikkeling voor Windesheim.”
Uitkomsten
Opvallend vond Frank dat de problemen en verbeterpunten bij de deelnemende Rijksorganisaties in grote lijnen vergelijkbaar waren. Uit het onderzoek kwamen hierdoor duidelijke patronen naar boven: een grote fragmentatie van informatieopslag, onduidelijk leiderschap en ongelijke kennisverdeling. Ook bleek de interoperabiliteit tussen systemen beperkt. De belangrijkste lessen? “Goed leiderschap en governance zijn belangrijke randvoorwaarden voor een goede informatiehuishouding. Cultuur en gedrag wegen vaak zwaarder dan techniek en gefaseerde, personaliseerde roadmaps werken beter dan generieke blauwdrukken. Uiteindelijk moet je van beschrijvende dashboards naar sturende.” Deze bevindingen zijn in lijn met de rapporten van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI).
“Het is cruciaal dat dit onderzoek een vervolg krijgt.”
Vervolg
“We zijn er nog niet,” benadrukt Frank. “Het is cruciaal dat dit onderzoek een vervolg krijgt. Samen met de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) willen we een rijksbreed digitaal kwaliteitsinstrument bieden, die organisaties met concrete handvatten op weg helpt. En in het kader van de Nederlandse Digitaliseringstrategie moeten we deze kennis ook delen met gemeenten, provincies en waterschappen. Alleen dan kunnen we als overheid echt als één geheel groeien.”
Benieuwd naar het onderzoek?
Je vindt hier meer informatie over het onderzoek, inclusief handige documenten. Het onderzoek zelf bekijk en download je via de knop hieronder.