Omgaan met vervagende (werk)grenzen

Jan Pieter: Thuiswerken is door de coronacrisis snel vertrouwd geworden. De juiste balans vinden tussen werk en privé vinden we vaak nog best lastig. Managers raken soms de grip op hun team kwijt en daarnaast is nog lang niet alles goed georganiseerd. Voor deze andere manier van werken. Rijksconsultants is een organisatie binnen de rijksoverheid die managers helpt bij dit soort actuele uitdagingen in de bedrijfsvoering.

Bij mij in de studio Anne-Marie Buis, organisatieadviseur Rijksconsultants. Ik praat met haar in een reeks korte gesprekken over verschillende vraagstukken en de lemma's die aandacht horen te krijgen. Zeker nu onze werksituatie de laatste tijd zo drastisch veranderd is. Anne-Marie, welk thema bespreken we dit keer?

Anne-Marie: We gaan het hebben over het vervagen of het wegvallen van grenzen en wat dat betekent voor individuen en organisaties. En dan heb ik het over grenzen van tijd en plaats, maar ook over grenzen van organisaties. Eigenlijk de grenzen bij grenzeloosheid, zodat grenzeloosheid niet mateloos wordt. We kunnen ons nu afvragen waar, wanneer en met wie ga ik werken?

Jan Pieter: Grenzeloze grenzen, dat zou 10 tot 20 jaar geleden niet denkbaar zijn geweest.

Anne-Marie: Nee, precies, dat was niet of nauwelijks aan de orde. In de meeste bureaucratische organisaties was het knip en klaar dat je ergens tussen 8.30u en 5.30u op kantoor zat, het liefst op een vaste, vindbare plek en bepaalde de inhoud van je werk met wie je ging samenwerken. En nu leven we in een gedigitaliseerde wereld en we werken aan complexe vraagstukken waarvoor we zelf de samenwerking zoeken met partners binnen en buiten de eigen organisatie.

Anne-Marie: En zo verschuiven traditionele grenzen automatisch. Je bepaalt in hoge mate zelf met wie je werkt, hoe, waar en wanneer je werkt.

Jan Pieter: Dat klinkt wel heel erg vrij.

Anne-Marie: Ja, wel in de zin dat we mede door de digitalisering, ons werk en altijd en overal tot onze beschikking hebben. En daardoor zijn grenzen van tijd en plaats om je werk te kunnen doen voor veel vormen van werk weggevallen. Tijdens deze coronapandemie leren we dat we niet per se een kantoor nodig hebben om ons werk te doen.

Anne-Marie: De begrenzing van tijd kan daardoor ook meer in onze eigen handen te liggen. We vinden het moeilijk om werk af te breken. We werken per saldo meer uren en volgens onderzoek werken we gemiddeld op jaarbasis een week langer dan waarvoor we zijn gecontracteerd.

Jan Pieter: Ok, we kunnen onszelf dus moeilijk begrenzen als bepaalde grenzen wegvallen. Wat kan dit voor ons betekenen en wat kunnen we eraan doen?

Anne-Marie: Nou ja, van een beetje meer werken gaat niemand dood natuurlijk, maar van meer werken of meer met werk bezig zijn dan goed voor ons is, kunnen we allerlei fysieke en psychologische klachten krijgen. Denk bijvoorbeeld aan burn outs En ik vraag me af of er een toename in burn outs is deze periode. Dat zou best wel eens kunnen. De Griekse filosoof Aristoteles formuleerde de vier kardinale belangrijkste deugden verstandigheid, rechtvaardigheid, moed en matigheid.

Anne-Marie: En het is niet verkeerd om je werk goed te willen doen en ambitieus te willen zijn. Maar de deugd matigheid, die werkt relatief reddend. Je moet het wel vol kunnen houden op de lange duur. Je kunt je tijd en je energie natuurlijk maar één keer uitgeven. En matigheid gaat hier over zelfbeheersing. Daarvoor moet je wel je eigen maat weten.

Jan Pieter: Maar hoe bepaal je die maat dan?

Anne-Marie: Als het werk altijd en overal toegankelijk is, moeten we die grenzen zelf trekken. Daarvoor moeten we onze eigen grenzen verkennen, herkennen en tijdig aan de bel kunnen trekken als dat nodig is. Want wie z'n grenzen legt of verlegt, is zich bewust van waar die grenzen liggen. Dat vraagt om een bepaalde mate van bewustheid en zelfreflectie. De N moet hier veel meer moeite voor doen dan de ander.

Jan Pieter: Dus ieder voor zich.

Anne-Marie: Nee, het is niet alleen een zaak van de individuele medewerker. Ook ons team of organisatie moet je nadenken over hoe je hiermee om wil gaan. Legitieme vragen hierbij zijn bijvoorbeeld hoe ga je als organisatie of als team om met deze grenzeloosheid? Wat wil je hierover met elkaar afspreken en hoe ga je om met individuele voorkeuren? Zijn de gemeenschappelijke grenzen?

Jan Pieter: En heb je voorbeelden van organisaties die dit goed doen?

Anne-Marie: Nou, in Frankrijk zijn bedrijven met minstens vijftig werknemers verplicht om elk jaar met hun werknemer ers afspraken te maken over e-mails en telefoontjes buiten werktijden. Ze moeten daarover met een akkoord bereiken. In de Franse wet is verankerd bijvoorbeeld dat werknemers een bedrijf voor de rechter kunnen slepen als de gemaakte afspraken worden geschonden. En in Duitsland hebben veel grote bedrijven zelf initiatieven genomen om hun werknemers te beschermen tegen doorwerk ken buiten werktijd.

Anne-Marie: Ik weet niet of het bij de Nederlandse mentaliteit past om hier harde regels of kaders over te maken, maar het moet op z'n minst wel bespreekbaar gemaakt worden. Belangrijk is om wederzijdse verwachtingen te bespreken.

Jan Pieter: Dus even je e-mail lezen in het weekend is geen goed idee.

Anne-Marie: Als je je mails leest op je smartfoon in het weekend en je beantwoordt er eentje, dan ben je gewoon aan het werk in het weekend. Je zou bijvoorbeeld de verwachting rond het beantwoorden van mails buiten werktijden af kunnen stemmen. Je kunt als organisatie geen grenzeloos beroep doen op medewerkers, medewerkers, maar ook managers moet op gezette tijden de uitknop in kunnen schakelen.

Niet alleen in de vakanties. We hadden het eerder over a appèl op zelf begrenzing van medewerkers, maar wel altijd binnen die grenzen die de organisatie stelt. Want organisaties hebben ook een plicht tot zorg voor het welzijn en voor de mentale fitheid van medewerkers.

Jan Pieter: Ja, dat is zo. Vorige keer bespraken we de voordelen van hybride werken. Veel meer regie over eigen werktijden. Denk je nou nog dat er sprake zal zijn van vaste werktijden in de toekomst?

Anne-Marie: Werktijden zijn minder vast, maar hybride werken. Zo kun je werk en privé ook beter op elkaar afstemmen en ook je eigen voorkeuren beter volgen. Maar maak afspraken binnen je team over bereikbaarheid en vindbaarheid, over wat je van elkaar mag verwachten en wat niet. Werd je leidinggevende of collega graag s avonds of in het weekend? Dan kan hij of zij niet verwachten dat jij ook 's avonds of in het weekend je e-mails beantwoordt.

Anne-Marie: Kortom, denk na over de vraag wat er gemeenschappelijk de grenzen zijn.

Jan Pieter: En is daar dan een goed of een fout?

Anne-Marie: Nee, daar bestaat geen blauwdruk over hoe dit moet. Het komt er gewoon op neer dat je hierover in je team en met de mensen met wie je samenwerkt het gesprek voert. Hoeveel ruimte is er voor persoonlijke voorkeur en invulling? Hoe wil een organisatie begrenzen? Zijn de grenzen in plaats en tijd voor iedereen hetzelfde? We hebben in deze periode bijvoorbeeld de productiviteit zien stijgen van administratieve functies waarvan we altijd dachten dat die alleen op kantoor uitgevoerd konden worden.

Anne-Marie: Dus het is niet langer legitiem om functies sterk te begrenzen in plaats en ook tijd. Wat ik wil zeggen, met de kennis en ervaring van nu moeten we hier heel goed en kritisch over nadenken.

Jan Pieter: Dank je wel Anne-Marie voor wat je ons nu weer mee hebt gegeven. Rijksconsultants kun je vinden op LinkedIn of via Rijksconsultants.nl. En heb je ten slotte nog iets wat je ons wil meegeven?

Anne-Marie: Graag gedaan. Een laatste food for thought. Ga het gesprek aan over de grenzen en wie weet lig je veel, veel dichter bij elkaar dan je aanvankelijk dacht.

Jan Pieter: Nogmaals dank. Als je deze podcast nou interessant vindt. Je kunt alle podcast vinden op het rijksconsultants.nl. En ik dank jullie hartelijk voor jullie aandacht.