Ben je directielid bij een rijksorganisatie of zelfstandig bestuursorgaan (zbo) en verantwoordelijk voor informatiehuishouding (IHH)? Wil je weten of je voor nu én voor over een paar jaar de juiste expertise in huis hebt? Rijksorganisatie ODI helpt je om in vier sessies antwoord te krijgen op deze vragen met een complete strategische personeelsplanning (SPP).
Wat is een SPP?
Een SPP is een compact, op maat gemaakt rapport dat je inzicht geeft in de kwaliteiten van je team en in de kennis en vaardigheden die je de komende jaren nodig hebt.
Hoe ziet een SPP-traject eruit?
In vier sessies nemen we met jou de huidige en toekomstige ontwikkelingen binnen jouw organisatie onder de loep; wat is de impact op de personeelsbezetting? We gebruiken daarvoor een wetenschappelijk onderbouwde en effectief bewezen methodiek. Na afloop weet je welke skills en vaardigheden nodig zijn voor de toekomst en heb je een concreet plan hoe je daarop in kunt spelen.
Wat levert een SPP-traject op?
Een op maat gemaakte SPP onder professionele begeleiding met bewezen methode.
Inzicht in capaciteit en expertise binnen jouw organisatie, voor nu en de toekomst.
Betere voorbereiding op toekomstige veranderingen.
Efficiëntere budgettering en minder afhankelijkheid van externe inhuur.
Tools om talent te behouden en carrièremogelijkheden te vergroten.
Eenvoudigere uitwisseling van capaciteit en samenwerking tussen departementen.
“Vooral de discussies tijdens deze sessies hebben ons als directieteam verder gebracht, om daarna een goede SPP neer te zetten." - Deelnemer SPP-traject
Praktisch
Het SPP-traject duurt vier dagdelen, verspreid over drie maanden. De begeleiding (en ondersteuning) is kosteloos en wordt gefinancierd vanuit het programma Open Overheid. In overleg met jou plannen we data en locaties.
"Door de begeleiding tijdens de SPP-sessies had ik als manager een goede stok achter de deur om afspraken na te komen en voelde ik me geholpen als ik vastliep. Daardoor is het ons gelukt om in vier sessies een heel SPP-traject te doorlopen.” - Deelnemer SPP-traject
Een SPP helpt je om de toekomstige personeelsbehoefte van jouw organisatie beter te begrijpen en te plannen. Hiermee kun je een meer duurzame en flexibele personeelsstrategie ontwikkelen.
Speciaal voor dit traject hebben we een SPP-toolkit ontwikkeld, met concrete opdrachten en oefeningen die we tijdens het traject met jou behandelen. Deze zijn onderbouwd met wetenschappelijk onderzoek, en gebaseerd op de I-strategie, meerjarenplanbeleid, het Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening (KWIV), en eerder vastgestelde SPP’s.
Gedurende het traject maken we met jou een op maat gemaakt plan. Dit bevat de volgende elementen:
Concrete omschrijving van de toekomstige ontwikkelingen.
Kwalitatieve en kwantitatieve personeelsanalyse.
Globale doorvertaling naar personele planning.
Conclusie met aanbevelingen.
Speerpunten voor de aankomende 2 jaar.
Concreet plan van aanpak (incl. randvoorwaarden, budget en planning).
Advies voor borging en integratie in huidig HR/P&C-cyclus.
De inzichten vanuit een SPP kunnen je helpen bij het voeren van een efficiënter personeelsbeleid met minder externe inhuur, over- en onderbezetting, personeelsverloop en opleidingskosten.
Gezien de hoeveelheid veranderingen in steeds kortere periodes, is het advies om elke twee à drie jaar een SPP te maken. Na het eerste SPP-traject kun je daarna zelfstandig aan de slag met een verkorte versie van dit traject. Zo kan je bij grote veranderingen snel inspringen op de gevolgen die het heeft voor bijvoorbeeld je personeelsbestand.
Je kunt je aanmelden via SPPtraject@rijksoverheid.nl geef aan wat je hulpvraag is en met hoeveel collega’s je het traject wilt volgen. Daarna nemen we contact met je op voor een intake.
Dat kan variëren. Tijdens de intake zullen we ingaan op de grootte van de groep.
Het project wordt gefinancierd vanuit het programma Open Overheid. Daarom ligt de primaire focus op IHH.
Ja, dat kan. Tijdens de intake zullen we de scope bepalen en bekijken of hier eventueel kosten aan verbonden zijn.
In een SPP-traject gebruiken we personeelsgegevens geanonimiseerd. Dit is in lijn met privacywetgeving (AVG). We gebruiken de gegevens om inzicht te krijgen in de bezetting en schaarste van specifieke rollen. Het is ook mogelijk om de gegevens van jouw organisatie te vergelijken met andere organisaties en op die manier van elkaar te leren.
Het volgen van een SPP-traject heeft voor veel organisaties in de praktijk mooie verbeteringen opgeleverd. Het SPP-traject levert organisaties vooral gestructureerde inzichten, gedragen keuzes en een concreet uitvoerbaar plan van aanpak op. De belangrijkste opbrengsten uit eerdere trajecten zijn onder andere:
Duidelijke strategische richting, onder andere door vijf scherp geformuleerde speerpunten op basis van organisatiecultuur, interne en externe ontwikkelingen.
Een volledig inzicht in de huidige personele situatie, inclusief kennis, competenties, uitstroom, patronen en risico’s.
Een concreet beeld van de gewenste toekomstige situatie en de benodigde personele capaciteit om de strategische doelen te bereiken.
Een gedragen set oplossingen en interventies, met per thema een lijst van de belangrijkste oplossingsrichtingen.
Een concreet en uitvoerbaar plan van aanpak, inclusief planning, eigenaar en benodigde middelen.
Meer eigenaarschap, gezamenlijke taal en betrokkenheid, waardoor de verschillende teams nu de dezelfde taal spreken over strategische personeelsvraagstukken en er betere samenwerking is tussen HR, leidinggevenden en directie.
Het SPP-traject van het programma I-Vakmanschap richt zich specifiek op de IT, IV en IHH (Informatiehuishouding)-functies. We kunnen bestaande SPP-rapporten herijken, verdiepen en verder uitbouwen op dit specifieke vakgebied. Algemene SPP-rapporten kijken meestal onvoldoende naar wat er nodig is voor een goede informatiehuishouding en gespecialiseerd I-personeel.
Zeker! We kunnen dit aan het eind van het traject invoegen. Alle SPP-trajecten die we uitvoeren zijn maatwerk en sluiten aan op de context, ambities en bestaande documenten van de organisatie. Sterker nog: zonder een duidelijke missie, visie en strategische koers kunnen we het traject niet goed uitvoeren.
Ons SPP-traject is opgebouwd op basis van gedegen HR- en organisatiemodellen, gecombineerd met praktische werkvormen die helpen om snel tot gedragen inzichten en keuzes te komen. Afhankelijk van de organisatie passen we deze methodes op maat toe. Enkele modellen en theoretische kaders die we gebruiken zijn het Mintzberg-ijsbergmodel voor de organisatiecultuur, het 7S-model van McKinsey voor interne ontwikkelingen, DESTEP-model voor externe ontwikkelingen en het 9-gridmodel voor prestaties en potentieel op teamniveau.
