In een complexe en snel veranderende organisatie is effectief sturen essentieel. Maar hoe zorgen we ervoor dat stuurgroepen daadwerkelijk sturing geven, in plaats van alleen besluiten door te schuiven? Uit analyse blijkt dat er drie belangrijke aandachtspunten en bijbehorende dilemma’s zijn.
1. De rol en samenstelling van de stuurgroep
Stuurgroepen spelen een cruciale rol in besluitvorming, maar wie moet er precies in zitten? Enerzijds is brede vertegenwoordiging belangrijk om draagvlak te creëren, anderzijds kan dit leiden tot stroperige besluitvorming.
Hoe zorgen we ervoor dat de juiste stakeholders aan tafel zitten zonder dat dit de slagkracht van de groep vermindert?
Voorbeeld*:
“De samenstelling van de Stuurgroep moet (in de verschillende fases!) een afspiegeling zijn van de proceseigenaren en belanghebbenden op strategisch niveau en de projectleiding die aldaar verantwoording aflegt.”
Dilemma: Evenwicht tussen diversiteit en besluitvaardigheid.
2. Mandaat en daadkracht
Een veelgehoorde uitdaging is dat stuurgroepen soms onvoldoende mandaat hebben om strategische beslissingen te nemen. Dit leidt tot vertraging en onzekerheid. Tegelijkertijd is te veel sturing zonder afstemming met de rest van de organisatie risicovol. Hoe borgen we een mandaat dat zowel daadkrachtig als gedragen is?
Voorbeeld*:
“Voor deze afbakening moet de vraag beantwoord worden tot hoe ver het mandaat van de stuurgroepleden reikt om rechtsgeldige besluiten te nemen.”
Dilemma: Helderheid over bevoegdheden versus flexibiliteit in besluitvorming.
3. De effectiviteit van besluitvorming en uitvoering
Uit analyse blijkt dat het nemen van besluiten soms wordt vooruitgeschoven, waardoor de vaart uit projecten verdwijnt. Dit kan komen door onduidelijkheid over de agenda, verschillende verwachtingen of een gebrek aan focus. Hoe kunnen we zorgen voor een effectieve wisselwerking tussen besluitvorming en uitvoering zonder dat snelheid ten koste gaat van zorgvuldigheid?
Voorbeeld*:
“Omdat echter door de stuurgroep knopen niet worden doorgehakt maar vooruitgeschoven is de snelheid er uit.”
Dilemma: Snelle besluitvorming versus zorgvuldige afstemming.
*Deze voorbeelden komen uit Gateway Review rapporten.