Een Gateway Review wordt uitgevoerd door een reviewteam van vier deskundigen. Deze deskundingen hebben ervaring binnen de overheid en zijn zorgvuldig geselecteerd op basis van relevante kennis, ervaring, positie en vaardigheden. Het team bereidt zich grondig voor en voert de review uit in één week.
Hoe ziet een reviewweek eruit?
Een reviewweek ziet er als volgt uit:
Dag 1-3: Interviews
Dag 4: Schrijven van het rapport met aanbevelingen door de reviewers
Dag 5: Presentatie van het rapport met aanbevelingen aan de opdrachtgever
Hoe ziet het proces eruit?
Voor een Gateway Review of Gateway Review Reflectiedag wordt het volgende proces doorlopen:
Tijdens de intake wordt met de opdrachtgever van de Gateway Review bepaald of er genoeg aanleiding is voor een review en welk soort review het zal worden: een standaard Gateway Review of een Gateway Review Reflectiedag. Daarnaast wordt de onderzoeksvraag opgesteld.
Het is ook mogelijk om eerst een verkennend gesprek aan te vragen bijvoorbeeld als er eerst meer informatie nodig is over de methode of als nog niet duidelijk is wie de opdrachtgever moet worden.
De betrokken organisatie benoemt uiterlijk 1 week na de intake een contactpersoon die de logistiek voor de Gateway Review regelt in samenwerking met de begeleider vanuit Bureau Gateway. Deze contactpersoon wordt in het proces SPOC genoemd. De afkorting SPOC betekent Single Point of Contact.
De SPOC moet vanuit de eigen organisatie worden gekozen met een vertrouwen dat hij/zij de taken op tijd kan voltooien. Ook is het belangrijk dat er een SPOC wordt aangewezen die direct contact heeft of kan leggen met alle betrokkenen. Vooral het contact met de opdrachtgever is belangrijk.
Van de SPOC wordt ook verantwoordelijkheid en professionaliteit verwacht en enige kennis van het programma of project.
Het ‘SPOC-zijn’ is een unieke kans om mee te werken aan een onderzoek ter bevordering van de slaagkans van het programma/project binnen de eigen organisatie.
Bureau Gateway start na de intake met het samenstellen van het reviewteam, dat wordt geleid door een reviewteamleider. Een reviewer maakt altijd deel uit van de Gateway Community.
Na de intake worden twee overleggen gepland voor een standaard Gateway Review. Voor een Gateway Review Reflectiedag wordt één overleg gepland. Tijdens de overleggen wordt kennisgemaakt met de reviewteamleider en het reviewteam. Tijdens deze overleggen wordt het volgende besproken:
De onderzoeksvraag
De door de organisatie aangeleverde documentatie
De door de organisatie voorgestelde lijst met te interviewen personen
Bij een standaard Gateway Review worden in de reviewweek maandag tot en met woensdag gereserveerd voor interviews. Op donderdag en vrijdagochtend wordt het rapport geschreven. Vrijdagmiddag wordt het rapport aan de opdrachtgever gepresenteerd. Bij een Gateway Review Reflectiedag vinden de interviews op één dag plaats. Het rapport wordt kort daarna geschreven en gepresenteerd aan de opdrachtgever.
Wanneer tijdens de intake een dialoogtafel is afgesproken, wordt deze uiterlijk twee weken na de reviewweek gehouden.
Ongeveer een week na de Gateway Review (Reflectiedag) vindt een evaluatie plaats met de opdrachtgever. Ongeveer vier tot zes maanden later vindt er nog een evaluatie plaats.
Het hele proces van een Gateway Review van intake tot reviewweek duurt 3 tot 4 maanden. De doorlooptijd van een Reflectiedag van intake tot Reflectiedag is 6 tot 8 weken.
Binnen twee weken na afloop van een Gateway Review kan een dialoogtafel worden georganiseerd. Tijdens een dialoogtafel wordt aan de hand van het reviewrapport gewerkt aan een gezamenlijk beeld voor een volgende fase in een programma of project.
Tijdens de intake wordt bepaald of er een dialoogtafel wordt gehouden. Een dialoogtafel neemt één dagdeel in beslag.
Heb je interesse in een Gateway Review of wil je vrijblijvend nagaan of de Gateway Review-methode bij jouw vraagstuk past? Neem dan contact met ons op. Ook voor een verkennend gesprek of het inplannen van een intake kun je ons altijd benaderen.
