De lijst met uitdagingen, wensen en eisen voor de werkplek van de toekomst is lang. Vanuit de overheid, wetenschap en de psychologie keken we tijdens de Open Donderdag van 3 september naar de verschillende perspectieven: “We moeten de positieve dingen eruit pakken en de negatieve weglaten.”
Op de vierde verdieping van de Haagse campus van de TU Delft, sinds kort het vaste huis van de Open Donderdagen, is de collegezaal volgelopen. Op bankjes waar zojuist nog studenten zaten, nemen nu ambtenaren uit alle hoeken van de overheid plaats. Nadat moderator Pepijn van Houdt iedereen welkom heeft geheten is het woord aan Yves Cornet, die uiteen zet waar de overheid nu staat in de ontwikkeling van de werkplek van de toekomst. Zoals hij zelf zegt: “We hebben nog wel een lange weg te gaan.”
Dat betekent zeker niet dat er niks gebeurt. Zo is er een online community opgericht om rijksbreed input op te halen. “Er is heel veel kennis binnen de overheid over dit onderwerp, het is alleen versnipperd en niet gericht op overheidsbrede samenwerking”, vertelt Yves. Hij pleit dan ook niet voor een ‘one size fits all’-aanpak, de verschillende tussen de organisaties zijn te groot. Wat dan wel? “Een centraal ecosysteem met een soort keuzemenu. Dus: centrale afspraken, decentrale implementatie.” Begin volgend jaar moet de eerste versie van de visie op de werkplek van de toekomst klaar zijn. Input is zeer welkom. Yves: “Ik nodig jullie uit om je mening te laten horen!”
Begrijpen hoe de toekomst eruit ziet
De basis is gelegd, met de volgende spreker gaan we de diepte in. Matthijs van Dijk, hoogleraar Applied Design bij TU Delft, neemt ons mee om vanuit het ontwerpperspectief te kijken naar de werkplek van de toekomst bij de overheid. “We moeten eerst begrijpen hoe de toekomst eruitziet. Daarvoor is verbeeldingskracht nodig, reframing.” Daarna pas kun je aan de slag met het ontwerpproces. Daarvoor moeten we veel breder kijken: “Hoe verhoudt de samenleving zich tot de overheid in de toekomst? De werkplek moet je zien in relatie tot de toekomstige samenleving. Als je dat weet, dan hoef je ook niet meer achter de feiten aan te lopen.” Daar hoort ook bij dat de overheid nieuwe beroepen moet ontwikkelen in relatie tot die samenleving en dus ook overbodige beroepen uitfaseert. “Zo gebruik je de werkruimte als kweekgrond.”
Dat vraagt ook veel van ambtenaren in alle lagen. Want kan een veranderende werkomgeving ook voor veranderend gedrag zorgen? Van Dijk pleit voor een betere samenwerking tussen de politieke en ambtelijke laag: “De feedbackloop werkt niet. Signalen blijven binnen het departement maar bereiken de politiek niet.” De hoogleraar gaat nog een stapje verder: “Kunnen we niet kijken naar hoe ambtenaren zich voelen in hun werk? Zit daar niet hele belangrijke informatie? Wat zeggen deze emoties over misstanden of successen in de samenleving? Met deze informatie worden patronen zichtbaar en kun je daarop sturen voordat het misgaat.”
Heroïneverslaafden
Het bruggetje naar de volgende spreker is daarmee gelegd. Want hoe zorgen we ervoor dat ambtenaren gezond, productief en gelukkig zijn in een digitale werkomgeving? Rijn Vogelaar, sociaal psycholoog en medeauteur van het boek Digital wellbeing @work, houdt ons voor dat het startpunt in ieder geval niet rooskleurig is: op basis van ons smartphonegebruik hebben we allemaal een ernstige stoornis. “Stel: 80 procent van de medewerkers is verslaafd aan heroïne, dan zou de werkgever echt wel actie ondernemen. Maar vervang ‘heroïne’ door ‘smartphone’ en het is geen onderwerp van gesprek. Maar ondertussen hebben we wel een digitale eetstoornis.” De zaal is meteen weer wakker geschud.
Digitaal welzijn draait volgens Vogelaar om het plukken van de vruchten van de voordelen van digitalisering, zoals betere efficiëntie en het makkelijker kunnen uitvoeren van taken, en tegelijkertijd de negatieve weglaten. Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan, zeker ook als je kijkt naar de kloof tussen de IT-aanbieders die over het algemeen tevreden zijn over de geleverde diensten, en de medewerkers die vinden dat het beter moet. Om je werk goed te kunnen doen zijn vier dingen belangrijk: digitale middelen, -ondersteuning, -vaardigheden en -gedrag. Dat is waar we mee aan slag moeten voor een digitale werkomgeving: “We lopen in Nederland voorop in digitalisering, dus laten we ook koploper zijn in digitaal welzijn.”