Op donderdag 5 februari ging het bij de Open Donderdag in het Nationaal Archief in Den Haag over de ultieme afhandeling van een Woo-verzoek. Het was de eerste editie die werd georganiseerd door de Informatie Academie, onderdeel van Rijksorganisatie ODI. De bijeenkomst bracht een diverse groep deelnemers samen.
Tijdens deze Open Donderdag stond de Woo-Express centraal: een aanpak die is ontwikkeld om beleidsmedewerkers te ondersteunen bij hun Woo-taken. De sessie ging in op de vraag wat goede ondersteuning is, en hoe organisaties dit kunnen vormgeven vanuit de problemen waar medewerkers tegenaanlopen en hun dagelijkse werkpraktijk.
Van leren naar ondersteunen in de Woo-praktijk
Spreker Daniëlle Blacquière, Projectleider Strategisch Opleidingsplan Woo en Openbaarmaking, bij de ministeries EZ, KGG en LVVN*, opende de middag met een aantal prikkelende stellingen over leren en trainen, waaronder:
“Als deelnemers tevreden zijn en de leerdoelen zijn behaald, dan is het doel van de training bereikt.” Deze stelling vormde de aanleiding om het gesprek te verleggen van ‘leren’ naar ‘presteren’: wat hebben mensen nodig om hun werk daadwerkelijk beter te kunnen doen?
Ervaren hoe ondersteuning verschil maakt
Onderdeel van de sessie was een interactief deel, waarin deelnemers in gemengde groepen aan de slag gingen met een fictief Woo-verzoek. Dat deden ze vanuit verschillende rollen, zoals beleidsmedewerker, juridisch adviseur, leidinggevende en Woo-coördinator.
Zonder uitgebreide toelichting werd deelnemers gevraagd te bepalen wat er allemaal nodig is om zo’n verzoek af te handelen. Dit maakte zichtbaar hoe complex het proces is en waar onduidelijkheid ontstaat. Hierna kregen de groepen verschillende vormen van ondersteuning aangeboden. Het verschil tussen algemene informatie en taakgerichte ondersteuning werd hierdoor direct ervaren.
De werkvorm liet zien dat ondersteuning pas echt helpt wanneer deze aansluit bij:
- de specifieke taak,
- de rol van de medewerker,
- het moment waarop iemand vastloopt.
Inzichten uit de Woo-Express
Na de pauze werd toegelicht hoe deze inzichten zijn toegepast bij de ontwikkeling van de Woo-Express. Daarbij werd ingegaan op het analyseren van processen en taken, het maken van gerichte ontwerpkeuzes en de lessen uit de succesvolle pilotfase. Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat niet elk knelpunt een opleidingsvraag is: soms zit de oplossing juist in betere informatievoorziening, duidelijkere processen of passende ondersteuning op het juiste moment.
Begin dus bij het probleem en zoek daarna pas naar een oplossing, door goed te onderzoeken wat, wanneer en hoe de medewerker iets nodig heeft in de werkpraktijk.
Terug- en vooruitblik
Na het inhoudelijke programma werd de middag afgesloten met een gezamenlijke terugkoppeling door moderator Wouter Welling en een netwerkbijeenkomst.
De volgende Open Donderdag vindt plaats op 5 maart en gaat over hoe we slimmer, duurzamer en toekomstbestendig met informatie kunnen omgaan, zonder afhankelijk te zijn van Big Tech.
Aanmelden kan vanaf volgende week.
Denk mee!
Wil jij meedenken over de invulling en toekomst van de Open Donderdagen? Meld je dan aan voor het denkatelier op 17 februari. Aanmelden kan via informatieacademie@rijksoverheid.nl
De Open Donderdagen zijn er voor jou! Om te leren en te netwerken. En samen aan de slag te gaan om de overheid beter en betrouwbaarder te maken.
De bijeenkomsten worden in opdracht van Programma Open Overheid georganiseerd door de Informatie Academie, onderdeel van Rijksorganisatie ODI.
*Economische Zaken, Klimaat & Groene groei en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur