Een Gateway Review geeft vertrouwen

Wat is een Gateway Review?

Peter: Een Gateway Review helpt in het verhogen van de slaagkans van hoog risicoprogramma’s, projecten en organisaties. Regelmatig doen zich momenten voor waarbij het belangrijk is om goed en snel te handelen. Denk bijvoorbeeld aan een overdracht, aanbesteding of wisseling van programmamanager.

Michiel: Juist dan is een frisse blik van gelijkwaardige en onafhankelijke collega’s goud waard. Mensen die de context begrijpen, scherp analyseren en ook uitsluitend het publieke belang dienen.

Peter: Vier top¬functionarissen vanuit de overheid vormen een reviewteam. Dat zijn doorgewinterde managers met een passie voor maatschappelijke impact én een fijnzinnig gevoel voor politieke verhoudingen. Mensen zoals Michiel, die sinds 2016 reviewer is.

Voor elk vraagstuk

Peter: Of het nu gaat om een digitaliserings-offensief, reorganisatie of ingewikkelde publiek-private samenwerking: Gateway Review is gemaakt voor situaties die dynamisch, complex en risicovol zijn. Ook als je gewoon een health-check wilt om te zien of de organisatie op koers ligt, biedt de Gateway Review uitkomst.

Michiel: Dat herken ik. Zelf ben ik een aantal keren ingezet bij dat type vraagstuk bij andere gemeenten of een regionale samenwerking. Recent ben ik gevraagd voor een review bij een provincie die een brede samenwerking met zowel rijk als omgevingsdiensten wil laten reviewen.

Peter: Het waarom van een Gateway Review is dat we als overheid steeds vaker werken aan complexe, taaie en meerjarige opgaven. Het gaat dan om meerdere partijen binnen een keten, veld en/of gebied. Vraagstukken zitten dan in de problematiek, doelen, instrumenten, mensen en middelen of een combinatie hiervan. Samenwerking is (dus) complex. En bovendien is en blijft het mensenwerk.

Michiel: het mooie vind ik dat we als reviewer niet toetsen aan een model of standaard. We kijken naar wat het doel is. Ligt er dan al een plan, dan kijken we of dat doel met dat plan gehaald gaat worden, wat de slagingskans zal zijn. Daar waar men al een tijdje op weg is betrekken we de al behaalde resultaten en ervaringen. Ook zijn er dan altijd gewijzigde omstandigheden. De kern is: als ze op dezelfde manier doorgaan, gaan ze dan bereiken wat ze willen bereiken?

Peter: Want wat blijkt in de praktijk? Dat mooie plan loopt in de werkelijkheid toch anders. De praktijk is morsiger, bochtiger en kent verrassingen. Bij een review kijkt men dan vervolgens niet terug om daarover te oordelen. Wel kijkt men of de gehele aanpak tot het gewenste resultaat gaat leiden. Daar doet men een uitspraak over die toekomstgericht en helpend is om dat doel wél te bereiken.

Hoe werkt het, wat is de Gateway Review Methode?

Peter: De essentie is dat het een collegiaal advies is over een programma, project of organisatie binnen de overheid. Een team van vier onafhankelijke reviewers (deskundigen) analyseert het vraagstuk en geeft aanbevelingen om de kans op succes te vergroten. Dat gebeurt in vertrouwen. Ook de rapportage is in beginsel vertrouwelijk voor de opdrachtgever, dus de eigenaar van het vraagstuk of opgave die bij ons een Gateway review vraagt. Dit hele proces vindt plaats in één week.

Michiel: Gateway Reviewers zijn net als ik mensen die werkzaam zijn, of ervaring hebben, op vergelijkbaar niveau als de opdrachtgever. De reviewers hebben veelal te maken met gelijksoortige vraagstukken. 

Peter: De doorlooptijd vanaf het eerste contact tot en met de oplevering van het reviewrapport is 3 tot 4 maanden. Aan het einde van de reviewweek koppelt het reviewteam de belangrijkste bevindingen terug aan de opdrachtgever. Ook ontvangt de opdrachtgever dan een rapport met bevindingen en aanbevelingen. Kort na de reviewweek volgt de Dialoogtafel als afsluiting: een reflectief gesprek tussen de belangrijkste stakeholder op basis van het rapport.

Wat levert het op?

Michiel: Het levert een rijk en diepgaand beeld op van wat er speelt. Daar bovenop ontvang je concrete en realistische aanbevelingen. Met het team formuleren we die alsof we zelf dit vraagstuk of opgave zouden moeten oppakken. Als reviewer neem je daar zelf ook altijd veel van mee terug naar ‘huis’. Ik leer van zowel het vraagstuk dat we onderzoeken als de collega’s in het team. Het mes snijdt aan twee kanten. 

Peter: Met het rapport in handen kun je onmiddellijk bijsturen, het échte gesprek voeren, doorbraken realiseren en alle betrokkenen weer op één lijn brengen. Kort gezegd: doen we het goede en/of doen we het goede op een goede manier?