Peter Terlouw, hoofd Bureau Gateway, gaat in gesprek met rijksconsultant Leon Klinkers

Voor wie Leon nog niet kent: hij heeft biologie, politicologie en bedrijfskunde gestudeerd en heeft een passie voor leren. Hij is actief lid van de Gateway community als review teamleider (RTL), intaker en dialoogtafel begeleider.  

Peter: Je stelt je wel eens voor als mayonaisemaker?

Leon: Ja, een kenmerk van mayonaise is dat het niet meer is terug te leiden is tot één van de ingrediënten waaruit het ontstaan is. Er ontstaat dan een ‘rijke onderlinge verbinding’ in een andere vorm. Dat is wat ik ook doe in organisaties. Ik bekijk organisaties systemisch en kijk dan waar het potentieel zit om de eerstvolgende stap te zetten. Dat is altijd waar de spanning zit om beweging te krijgen in complexe opgaven.

Complexe opgaven en de andere overheid

Leon: Bij de huidige opgaven gaat het vaak om een stap zetten in de samenwerking met andere organisaties, en niet zozeer om een stap zetten in je eigen organisatie. Je kunt niet zelf direct ergens op sturen.

(Kijk ook wat Leon hierover zegt bij de werking van de Omgevingswet: Tussen systeem en straat: waar beleid betekenis krijgt - Anders werken werkt)

Peter: Dit is de gedachte van de andere- of responsieve overheid, want de oude wijze van werken past niet meer bij complexe vraagstukken: zich opstellen als systeemverantwoordelijke en zaken overnemen of voor anderen uitdenken. Samenwerking komt dan vaak pas nadat richting en route zijn bepaald. We zien dit toch nog veel in reviews. Zijn we er dan met dat inzicht?

Leon: Nog niet. Alles wat we doen is mensenwerk. Daarbij is van belang aan te sluiten op de intenties van mensen en die verbinding te maken met elkaar (zie de eerdergenoemde rijke onderlinge verbinding). Echt helpen is de ander helpen verantwoordelijkheid te nemen in het vraagstuk of de opgave. Je zag dat bijvoorbeeld bij de opvang van de Oekraïners: mensen namen zelf initiatief om Oekraïners in huis op te nemen. Belangrijk is dan om daar ruimte voor te creëren als overheid. Op basis van gelijkwaardigheid.
Maatschappelijke vraagstukken zijn van ons allemaal en kan de overheid zich niet alleen toe-eigenen.
Belangrijk hierbij is wat vraagt de vraag? Dus goed luisteren: wat wordt tussen de regels door gezegd, wat wordt niet gehoord over het vraagstuk. Het gaat om een ander waarnemingsniveau.

Peter: Hoe past de Dialoogtafel hierin, als slotstuk van een Gateway Review?

Leon: In de huidige Gateway Reviewrapporten staan vaak aanbevelingen die dicht aanzitten tegen een oplossing, (maar) achter die oplossingsgerichte aanbevelingen zitten vaak onderliggende aannames en overtuigingen of houding en gedragsaspecten. Je vraagt/zoekt bij een review altijd wat de onderliggende patronen zijn in de samenwerking.

Als je dat kunt bespreken met elkaar, dan ga je die aanbevelingen anders aan. Namelijk vanuit de waarnemingen op die patronen. Het verrijkt. Anders blijf je denken in de volgende stap in de oplossing, zonder wat te doen aan de onderliggende systemische punten. Dat is wat we proberen te doen in de Dialoogtafel.

Peter: Ik vind reviews altijd geslaagd als er één of meer kantelmomenten zijn. Soms is dat bij een intake als het lukt om de opdrachtgever reflectiever naar het eigen vraagstuk te laten kijken; dat levert dan al een verdiepende reviewvraag op. Kantelmomenten zijn er ook in de reviewweek en daarmee in de rapportage maar zeker ook in de Dialoogtafel.
Vertraging bewust creëren; om daarna te kunnen versnellen. Daarmee past Gateway Review goed in ‘de andere overheid’, juist omdat je meer systemisch kijkt naar welke bijdrage je kunt leveren. Dat vraagt een zekere reflectie, luisteren naar elkaar en niet direct in een actiemodus te schieten.

Leon: Vaak is het zo dat men nog denkt: het moet nu beter, sneller of anders, een soort vergrotende trap binnen het bestaande kader zoekend, maar de opgaven van nu vragen om een andere manier van werken. Je kunt aan de taal horen waar de opdrachtgever zit. Is de taal beter, sneller of gaat het om ‘anders´. Als dat ter sprake komt of er vallen stiltes in het gesprek. Voel je dan niet ongemakkelijker, maar bedenk dat in momenten van stilte de grootste veranderingen plaatsvinden (vrij naar enkele filosofen onder wie Levinas).

De Opgave Review

We ontwikkelen samen de Opgave Review: een serie reviews binnen één opgave en/of als er opgavegericht gewerkt wordt aan een vraagstuk (in een project, programma of lijnwerk). Er is daarbij vrijwel altijd sprake van meerdere partijen. Wat we toevoegen is het lerende aspect: om het gezamenlijke doel te bereiken delen de partijen ervaringen.

Leon: Dan blijft de review ook tijdens het programma of traject of transitie met je meelopen. In het begin kijk je vooral naar hoe het plan van aanpak uitwerkt op de transitie. Is de basis goed? En hoe komen lessen naar boven, in welke mate zijn ze context afhankelijk? Vervolgens: zijn/worden de lessen die geleerd zijn, in het traject dan goed geïncorporeerd?

Opgave Reviews bij Erkenning & Herstel

Peter: ‘Erkenning en Herstel’ is een programma waarbinnen verschillende departementen en uitvoeringsorganisaties samenwerken hoe ze van gemaakte fouten, en het erkennen én herstellen daarvan, kunnen leren. Uiteindelijk ook om fouten te vóórkomen.

Leon: In het ‘Erkenning en Herstel’ traject gaat het ook over de vraag of we als overheid menswaardiger zijn geworden? Hebben we signaalmanagement van de burgers sneller in het systeem? Is er een differentiatie nodig in ons optreden? Dat soort vragen komen aan bod.

Peter: We gaan bij verschillende operaties reviews uitvoeren, vanuit de insteek om van elkaar te leren. Dat gebeurt door bij elkaar te reviewen, rode draden te halen uit de reviews en het instellen van een leerkring waarin we het verdiepende gesprek kunnen voeren.

Leon: Het gaat dan steeds over: wat waren de aannames en overtuigingen, hoe ben je de reflectie (op wat fout ging) aangegaan? Je kunt goed leren van de ander zijn worsteling.

Peter: Dankzij het programma Erkenning en Herstel is de Opgave Review verder uitgewerkt. We zijn nu ook met anderen in gesprek omdat men in die opgaves ook anders wil werken; meer samen lerend gericht op een gezamenlijk doel.

Peter: Van oudsher doe je een review in vertrouwen en dat moet natuurlijk wel altijd blijven bestaan. We zien dat het rapport in toenemende mate openbaar wordt, zeker bij de Rijksoverheid. Je kunt dat zien als een bedreiging maar ook als een kans. Namelijk dat openbare rapporten onderdeel kunnen zijn van een bredere analyse van wat er gebeurt.

Leon: Ik zie dat ook zo. De basis van een gesprek is altijd de veiligheid en het vertrouwen in het gesprek. Iedereen moet alles kunnen zeggen en dat is niet herleidbaar in de tekst tot een persoon. Dat is ook het DNA van Gateway Review.
Als ambtenaar ben je dagelijks bezig met het gezaghebbend toedelen van waarden. Hoe dat gebeurt doe je in toenemende mate in openbaarheid, dat noemen we transparantie. Daar is nog veel op te leren.
Ik vind het mooi dat Gateway ook die stappen zet. Opdrachtgevers beseffen steeds meer dat het transparant maken van onderliggende waarden of aannames of houding, die belemmerend kunnen werken in de samenwerking, helpt in de opgave. Het juist op tafel leggen van de spanning brengt beweging in het vraagstuk.

Peter: Natuurlijk blijven we ook reviews doen die vertrouwelijk blijven vanwege de materie, maar er zijn er genoeg waarvan het wel openbaar en transparant kan.

Ik denk ook aan het af en toe bijeenbrengen van opdrachtgevers en het lerende gesprek aan te gaan over de ervaringen. Welke spanningen werden gesignaleerd en welke dilemma’s? Wat is vervolgens een helpend handelingsperspectief? 

Leon: Ik zie bij jou ook de beweging dat je op ‘anders’ zit. Op zoek naar anders en niet in de vergrotingswoorden maar in een goede beweging. Naar andere vormen, anders aanhaken, anders omgaan met het openbaar maken, andere onderdelen, andere taal. Dat past bij wat de huidige tijd vraagt bij complexe vraagstukken, de andere overheid en opgavegericht werken.

Peter: Dank, mede onder invloed van onze Board, kijken we wat het DNA van een Gateway Review is. We kennen de reviewweek als de dominante verschrijvingsvorm van dat DNA. Die heeft zich bewezen, qua vormgeving en focus. Dat neemt niet weg dat we kijken wat we daarnaast kunnen doen met dat DNA; of er andere vormen denkbaar zijn, juist in de huidige context met het oog op die andere overheid: Hoe kun je de kwaliteit die peers vertegenwoordigen in het betrokken naast de ander staan en niet overnemen, anders vormgeven?

Leon: You have to change in order to stay the same.

Peter: Juist, en als mensen dit lezen en ze willen met me in gesprek hierover, dan zijn ze daartoe van harte uitgenodigd!