Hoe krijg je collega’s enthousiast over Informatiehuishouding (IHH)? Een onderwerp dat vaak als taai en complex wordt gezien. Toch lukte het bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), dankzij een slimme, integrale en mensgerichte aanpak. Ontwikkeld door I-Interim Rijk-collega Irène Moonen, strategisch verandermanager Vera van Dun, en het team bij IGJ, werd deze aanpak beloond met de OD Kwaliteitsprijs!
De aanpak onderscheidde zich door een sterk veranderkundig perspectief, vertelt Irène. “Het succes zit hem in de keuze om intensief en concreet met afdelingen aan de slag te gaan. Niet alles generiek implementeren, maar aansluiten op de dagelijkse praktijk, horen wat er speelt, onderzoeken waar weerstand zit of waar interventies worden gedaan die ook andere afdelingen kunnen toepassen.”
“We merkten dat het afdelingen in beweging zet. Zo kwam een afdeling zelf met een ‘gouden Delete-knop’ als initiatief om IHH onderdeel van het dagelijks werk te maken.”
Wat werkt?
- 40 ‘Kenners’, collega’s van verschillende afdelingen en disciplines, volgen een leertraject om op IHH-vlieghoogte te komen. Zij vormen de brug tussen de informatiebeheerders en hun eigen afdelingen.
- Managers actief betrokken. Zij geven richting, steun en zorgen dat IHH onderdeel wordt van het dagelijkse gesprek. Een managementlijn, speciaal voor managers gericht op IHH-kaders en regels wordt ontwikkeld
- Gedragsonderzoek bij het weggooien van niet-archiefwaardige documenten: waar zitten belemmeringen, en hoe kunnen we gericht interveniëren?
De jury van de OD Kwaliteitsaward prees de brede en diepe benadering. “Ze hebben het echt naar het doen gebracht,” aldus voorzitter Jacqueline Rutjens. Hillie Beentjes sprak van “een complete beweging in de organisatie”. Een mooi voorbeeld van hoe duurzame verandering werkt – van binnenuit.