‘Niemand is meer verantwoordelijk voor het eindresultaat’
Ina Sjerps is sinds 2021 burgemeester van Harlingen. Daarvoor heeft ze diverse topfuncties bekleed, onder meer bij de VNG, de UvA en de Erasmus Universiteit Rotterdam. Als reviewer bij Bureau Gateway heeft ze al heel wat organisatievraagstukken onder de loep genomen. “Het valt me op dat de vraag die gesteld wordt, eigenlijk nooit de echte vraag is. Het gaat meestal over hoe mensen met elkaar omgaan, niet over structuren en systemen.”
Ze vertelt dat ze tijdens een van haar reviews bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid al signalen kreeg over een op handen zijnde toeslagenaffaire. "Daar was de vraag aan de orde of de hele uitvoering van de Belastingdienst naar een andere uitvoerende overheidsorganisatie zou moeten. Ik kreeg van een aantal mensen te horen hoe er teruggevorderd werd van mensen, maar dat had helemaal niets met de opdracht te maken en dus heb ik me er verder niet in verdiept. Achteraf neem ik me dat wel kwalijk."
Ina maakt zich zorgen over het samenwerken in ketens, een van de redenen dat grote problemen zoals de toeslagenaffaire kunnen ontstaan. "We zijn een schakel in de keten en we richten ons puur op onze eigen schakel. Dat betekent dat het resultaat uiteindelijk dramatisch kan zijn en iedereen uit de keten toch tevreden kan zeggen dat hij zijn eigen schakel goed heeft uitgevoerd. Niemand is meer verantwoordelijk voor het eindresultaat.”
Soms kun je bijvangst van een review noteren in je rapport. Zou je dat met de kennis van nu als bijvangst van de review hebben opgeschreven?
“Bijvangst melden we natuurlijk wel, in het gesprek met de opdrachtgever als we het rapport opleveren. Maar ‘verwonderpunten' als apart onderwerp in de structuur van het rapport zou misschien wel een goede toevoeging zijn.”
Vanwege de complexe vraagstukken en hoeveelheid stakeholders wordt er steeds meer in ketens gewerkt. Je zegt dat je daar moeite mee hebt. Kun je dat toelichten?
“Het probleem is, dat we onder invloed van de bestuurskunde de afgelopen jaren hebben geleerd dat de politiek verantwoordelijk is voor het ‘wat’ en de ambtenaren voor het ‘hoe’. We hebben ook geleerd dat ieder individu of afdeling een ‘tvb’tje’ heeft (taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid). We zijn een schakel in de keten en we richten ons puur op onze eigen schakel. Dat betekent dat het resultaat uiteindelijk dramatisch kan zijn en iedereen uit de keten toch tevreden kan zeggen dat hij zijn eigen schakel goed heeft uitgevoerd. Niemand is meer verantwoordelijk voor het eindresultaat.”
Als voorbeeld noem je de toeslagenaffaire. Zijn er nog andere voorbeelden?
“Een heel pregnant voorbeeld is de zorg. Mensen in de problemen kloppen bij een instelling aan en dan blijkt dat er in de praktijk allerlei zaken kunnen misgaan, bijvoorbeeld bij de GGZ, en dat alle partijen die er bij betrokken zijn alleen naar hun eigen onderdeel kijken. Een is verantwoordelijk voor de inkoop van de zorg, een ander voor de financiering, weer een ander voor de kwaliteit en weer een ander voor het toezicht en ga zo maar door. Maar intussen zijn de mensen niet goed geholpen. Iedere schakel in de keten kan zeggen dat zij het goed gedaan hebben, maar de mensen die het aangaat zijn voor hun leven ongelukkig.”
Waar gaat het in jouw optiek mis?
“We knippen alles op in verschillende organisaties en verschillende ketens. En als dingen misgaan delen we het nog verder op of zetten we er een nieuwe organisatie tegenaan. Ieder met een eigen protocol, een eigen doelstelling, missie en visie. Niemand is verantwoordelijk voor het geheel. Ook een minister kan niets meer, want ook die is afhankelijk van allerlei andere partijen. We moeten terug: ontwarren, ontketenen. En voor de ambtenaren ook: breng de ethiek en de moraal terug! Vraag je niet af of jij je straatje hebt schoongeveegd aan het einde van de dag maar of het resultaat waar jij voor werkt is behaald.”
En wat als dat je carrière schaadt?
“Ja, ook dan moet je ethisch juist handelen. De moraal moet terug. We werken niet voor niets bij de overheid! Want we willen maatschappelijk relevant werk doen. Dat is nog belangrijker voor mensen aan de top. Maar ieder mens heeft zijn verantwoordelijkheid voor het werk dat hij of zij aflevert en niet alleen voor de directe klus maar ook voor het effect ervan. De verantwoordelijkheid om juist te handelen.”
Je hebt al veel reviews op je naam staan. Waarom vind je het waardevol om reviewer te zijn?
“Je leert mensen kennen en andere onderdelen van de overheid. Het is altijd leuk om een week met je teamleden op te trekken. Collega’s die je helemaal niet kent. Het is heel bevredigend om samen een klus te doen. Dat geeft veel plezier. Bovendien leer je er veel van, op een heel breed spectrum. Je leert onbevangen te kijken naar een vraagstuk of organisatie en probeert te analyseren wat er aan de hand is. Een beetje speurwerk.”
Tot slot, wat zou je de lezers willen meegeven?
“Mensen worden vaak afgerekend op de inhoud en niet op hoe ze met de mensen omgaan. Dat is erg jammer omdat een organisatie pas gaat vliegen als je met name op de eerste managementlaag, de belangrijkste laag, mensen hebt zitten die van mensen houden en goed feedback kunnen geven. Men moet én van de inhoud én van de mensen zijn. Er wordt vaak gedacht dat als je een goede manager bent, je op elke plek kan zitten. Maar dat is niet zo.”