Als je werkt bij de Rijksoverheid heb je te maken met informatiehuishouding. Dit is de verzamelnaam voor hoe we als Rijksoverheid informatie ordenen, opslaan, terugvinden, delen en archiveren.
Het doel: transparant, duurzaam en betrouwbaar werken
Er is heel veel te vertellen over informatiehuishouding, maar om het je makkelijk te maken hebben we hieronder de belangrijkste spelregels op een rijtje gezet. Houd jezelf altijd deze spiegel voor, dan ben je al een heel eind op weg.
De acht gouden regels van informatiehuishouding:
- Sla je documenten op de juiste plek op
Doe dat volgens de regels van de organisatie waar je werkt. Juist opslaan zorgt ervoor dat jouw informatie voor iedereen terug is te vinden. Denk ook de juiste bestandsnaam, die bestaat uit: datum, gevolgd door een logische titel. - Gebruik je mailbox niet als archief
Outlook is een brievenbus, geen archiefkast. Sla belangrijke mails op in het documentsysteem van jouw ministerie. - Respecteer de bewaartermijnen
Niet alles hoeft eeuwig bewaard te worden, maar wees je bewust van de plichten die we hebben. - Houd controle over je documentversies
En voorkom daarmee bestandsnamen als “Document_Def2_opmKlaas.docx”. - Neem openbaarheid serieus
Wees je bewust van de mogelijkheid dat jouw informatie morgen openbaar zou kunnen staan. - Neem bescherming van persoonsgegevens serieus
Een BSN-nummer of adres in een verkeerd mapje kan meer schade aanrichten dan je denkt. - Zorg dat je informatie vindbaar is
Gebruik metadata, duidelijke bestandsnamen en trefwoorden. Je collega’s van 2029 zullen je dankbaar zijn. - Schuif je verantwoordelijkheid niet af
Iedere ambtenaar is beheerder van zijn eigen werkdocumenten. Het is een collectieve opdracht aan ons allemaal.
Meer weten?
- Lezen: op de startpagina over openbaarmaking en informatiehuishouding vind je alle informatie.
- Kijken: e-learning ‘Werken met overheidsinformatie’.
- Leren: volg een cursus over informatiehuishouding via het Leerhuis of de Rijksacademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid (RADIO).
“Ik ga zorgvuldig om met informatie. Ik draag bij aan een open overheid en weet ook dat ik vertrouwelijke informatie geheim moet houden”
Onderdeel van de eed of belofte die jij als rijksambtenaar hebt afgelegd.