Wat is een CIO-oordeel en hoe gaat het in zijn werk?
Een belangrijke tak binnen de dienstverlening van I-Interim Rijk is I-Advies. Het CIO-oordeel is daar een mooi voorbeeld van. Een compact team van deskundigen beoordeelt projecten en programma’s met een grote ICT-component en een budget van meer dan 5 miljoen euro. Dit gebeurt op verzoek van de CIO van het desbetreffende departement of uitvoeringsorganisatie. Het eindresultaat is een beknopt rapport. Hoe verloopt het traject voor zo’n strategisch advies? Wat levert het op? En wat voor mensen nemen jouw werk onder de loep?
Om een beeld te schetsen van het soort professionals dat een CIO-oordeel geeft, eerst een korte introductie van de gesprekspartners. Harold Idzes werkt nu 12 jaar bij I-Interim Rijk. Lang geleden studeerde hij informatica aan de Universiteit Twente en ICT is altijd een belangrijk onderdeel geweest van de programma’s en projecten die hij leidde. Hij was onder meer programmamanager Vooringevulde Aangifte bij de Belastingdienst en werkte bij het Bureau ICT-toetsing (BIT), wat nu het Adviescollege ICT-toetsing heet (AcICT). Harold is de trekker van I-Advies en het aanspreekpunt voor klanten.
Ook Jeroen van der Veen heeft een lange geschiedenis bij het Rijk. Als programmamanager en adviseur zit hij het liefst aan de kant van de ICT of daar waar beleid een zwaar ICT-component heeft. Jeroen houdt van de complexe trajecten. Hij werkt nu tien jaar via I-Interim Rijk en zit op dit moment bij CIO-Rijk als programmamanager Versterking Security Operations Centre stelsel Rijk (VSSR). Eerder was hij projectmanager tolheffing bij ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en strategisch adviseur Omgevingswet bij Binnenlandse Zaken. Voor het CIO-oordeel was hij de operationeel teamleider bij een team van vier mensen.
De basis
De opdracht kwam van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), dat in 2022 was gestart met een ambitieus programma. VWS wilde weten of ze op koers zat en of ze nog kon bijsturen als dat nodig was. Harold legt uit dat deze vraag vrij gangbaar is. “Voordat wij kunnen beginnen aan het beantwoorden van die vraag hebben we drie zaken nodig. Een businesscase, oftewel het bestaansrecht van het project. Plus een plan in de tijd en een overzicht van de architectuur, de technische kant van het project. Die drie moeten goed geformuleerd zijn voor een CIO-oordeel gevraagd kan worden.” Zijn die plannen er niet of onvoldoende, dan moeten ze eerst worden uitgewerkt.”
Het team
Het proces duurt gemiddeld 3 maanden van kop tot staart. Dat is ruwweg in te delen in een maand voorbereiding, een maand informatie ophalen, en een maand schrijven en presenteren. Het team dat het werk doet, heeft maximaal 4 leden die worden gekozen voor hun deskundigheid in de context van het programma dat wordt beoordeeld. Vooraf zijn er ‘klikgesprekken’ omdat het team drie maanden intensief samenwerkt. Voor VWS bestond de vierkoppige formatie uit Jeroen als operationeel teamleider. IIR-Architect Wicher Krabbe boog zich over de architectuur en ontwerp. IIR- programmamanager Gonny von Meijenfeldt keek met name naar veranderaanpak en de aansluiting tussen ICT en het primair proces. Wim Sijstermans was de door de wol geverfde CIO met een groot netwerk bij onder andere VWS. Hij fungeerde als bestuurlijk trekker van het CIO-oordeel. Jeroen: “We werken allemaal al lange tijd in ons vakgebied. Dit was een complementair team in vaardigheden en senioriteit, met wederzijds respect voor elkaar. Dat heb je ook nodig in de samenwerking.” Wim zegt over het advies dat het echt een oordeel is en geen veroordeling. “Het doel is om de slagingskans van het project of programma te vergroten en daarbij ook de positieve punten te benadrukken.” Als extern lid van het team wil Wim nog kwijt dat het samenwerken met I-Interim Rijk hem zeer goed is bevallen. “Kundige collega’s met brede ervaring binnen de Rijksoverheid.”
Documenten en gesprekken
I-Advies heeft voor het CIO-oordeel een gestructureerde manier van werken ontwikkeld. Zijn de eerdergenoemde plannen op orde, dan volgt de formele start van het traject met ‘deskresearch’: het doorspitten van documenten. Ook spreekt het team een klein aantal belanghebbenden. “Op basis van het onderzoek en de gesprekken, ontstaat een lijst van mensen die we willen spreken over het programma,” vertelt Jeroen. De namen komen niet terug in de eindrapport en de inhoud van de gesprekken is vertrouwelijk. “We voeren de gesprekken altijd met zijn tweeën en zorgen ervoor dat mensen zich op hun gemak voelen.”
Onderbouwing
Op basis van al die input wordt duidelijk welke zaken een belangrijke rol spelen. Op basis daarvan worden passende adviezen geformuleerd. I-Advies maakt gebruik van duidelijke toetsingskaders, waarmee een oordeel wordt onderbouwd. Harold: “Kwalitatief en gedegen onderzoek is nodig om draagvlak te creëren voor het advies. We onderbouwen alles deugdelijk, met feiten en vanuit meerdere perspectieven. We kunnen ook niet zomaar iets roepen, wij leggen altijd uit hoe en waarom we tot een conclusie zijn gekomen.” Jeroen zegt: “Het helpt dat de teamleden zich kunnen verplaatsen in de ontvanger. Wij hebben ook vaak aan hun kant van de tafel gezeten en advies gekregen over programma’s die wij draaiden.”
De einduitslag
Het uiteindelijke CIO-oordeel is relatief beknopt, normaliter tussen de 10 en 20 pagina’s. Het rapport wordt zo leesbaar mogelijk geschreven en begint met de allerbelangrijkste informatie, dan een uiteenzetting van wat goed gaat en waar het beter kan. Tot slot volgen de aanbevelingen. Juist omdat het CIO-oordeel over complexe zaken gaat, is het belangrijk snel tot de kern te komen, vindt men bij I-Advies.
Voor het rapport naar de opdrachtgever gaat, wordt de tekst intern getoetst. “Onze manier van werken is in die zin vergelijkbaar aan dat van AcICT,” vertelt Harold. En van Gateway Reviews hebben ze geleerd om tijdens het onderzoek frequent bij te praten met de opdrachtgever, vult Jeroen aan. “Die wil niet overvallen worden door een advies.” Harold: “Als bewezen is dat een programma bijgestuurd moet worden, geven wij winstwaarschuwingen af van tevoren.” En met het rapport zit de klus erop voor het team.