Projectmanager in beeld: Willemijn helpt organisaties het zelf te doen
I-Interimmer Willemijn Westerbeek was ooit fysiotherapeut. Ze merkte dat mensen zich graag laten behandelen, maar niet snel hun gedrag aanpakten. Hoe kan ik mensen stimuleren hun gedrag te veranderen en wat brengt mensen in beweging, vroeg ze zich af. Om door te groeien en te verdiepen, is zij Beleid, Communicatie en Organisatie gaan studeren. ‘Tijdens mijn studie ontdekte ik dat wat ik leuk vond bij fysiotherapie - motiveren en kijken naar eigen verantwoordelijkheid - je ook met teams en organisaties kan doen. Daar mag ik mij nu in de rol van Projectmanager bij I-Interim Rijk iedere dag mee bezighouden.’
Willemijn: ‘Ik houd van projecten, want je hebt een concreet doel. Projecten lopen enorm uiteen: nu is het de vervanging van boordcomputers in taxi’s; daarvoor was het de opzet van een portaal tussen alle banken van Nederland en tien opsporingsorganisaties (Verwijzingsportaal Bankgegevens) en vier onderwijsregisters. Daarbij heb je allerlei stakeholders, met een eigen belang, eigen behoeftes, eigen achtergronden en eigen werkwijzen. Ik vraag: hoe werken jullie, wat willen jullie, wat is het doel wat we moeten bereiken? Ik ben niet van beleid maken of de inhoud uitpluizen. Ik ben meer een doener. Ik houd van de uitvoering. Ik breng mensen in beweging om bij een organisatie een verandering door te maken.’
Projecten komen bovenop lopende werkzaamheden
‘Overheidsorganisaties vinden het soms lastig om zelfstandig projecten te draaien. Er werken veelal beleidsambtenaren, geen projectmanagers. Daardoor worden in beginsel geen programma’s of projecten gedraaid. Projecten komen boven op het werk en vergen soms verandering van procedures. Je ziet dat organisaties en mensen de verantwoordelijkheid voor projecten vaak niet nemen. Ik maak mensen wakker: “je hebt hier een opdracht!” Dan kom ik weerstand tegen en breng in herinnering dat het doel van het project ook het doel van de eigen organisatie is. Mensen zeggen “Fijn dat je er bent en het project gaat doen”. Maar ik zeg dan: “Zeker fijn dat ik er ben, maar ik ga jullie helpen het project zélf te doen.”
Overal werk je in een keten, ICT zorgt voor de randvoorwaarden van het systeem, de business moet aangeven wat hun gebruikers willen of wat hun visie is, de beheerder zorgt voor continuïteit en beschikbaarheid van het systeem. Een programma of project loopt daar tussendoor. Ik pols de behoeften van onderdelen van de keten en wat er nodig is om het doel te bereiken. Soms moeten extra mensen worden ingehuurd, omdat een project boven op de gebruikelijke werkzaamheden komt. Ik zet de onderdelen in beweging om hun verantwoordelijkheid te nemen in het geheel. Ik kom niet met een panklare aanpak. Ik help de organisatie het zelf te doen op een manier die bij hen past.’
Wakker schudden
‘Vaak stap ik bij de implementatie van een project in. Rollen zijn al verdeeld, maar de verantwoordelijkheid voor taak A of B is nog niet genomen. Soms weten organisatieonderdelen hun taak niet: “oh, dat stuk hoort bij mij”. Het is mijn verantwoordelijkheid om dat te helpen duiden en bekend te maken in de organisatie. Het project zelf is niet het doel, het is een middel. Dat doel is vooraf bepaald, bijvoorbeeld door besluiten in Europa of in de Tweede Kamer. Soms vergeten staande organisaties dat ze zelf de taak hebben het zelf te realiseren. Dagelijks herinner ik organisaties wat het hen oplevert. Vaak krijg je te horen “het programma wil, het project wil.” Maar zo is het niet: ik wil niets, jullie willen iets. Daarom ben ik hier.’
Organisaties en mensen
‘Ik kijk naar de organisatie en naar het individu. Hoe staan mensen in een project, wat motiveert iemand? Ik ben voortdurend mensen aan het peilen. Iemand kan weerstand voelen, maar weet niet altijd waar de weerstand vandaan komt. Een blokkade bij een sleutelpersoon kan het hele project vertragen. Dan help ik die ene persoon dat punt te benoemen of onderzoeken, zodat ze er zelf mee aan de slag kunnen. Ik kom een klein beetje coachen, ten bate van de organisatie en het project. Om zo te zorgen dat iemand mee gaat bewegen met dat wat de organisatie nodig heeft. Mijn werk bestaat uit neuzen in dezelfde richting zetten.’
‘Ik zie een project echt als míjn project, ik voel mij ook deel van de organisatie waar ik het project doe. Tegelijk vergeet ik niet waarom ik bij de organisatie ben. Ik zie het als mijn taak om organisaties op hun verantwoordelijkheid te wijzen. Ik maak mensen deelgenoot van het project dat al van hen was. Het is hun verantwoordelijkheid, de organisatie zelf wordt er uiteindelijk ook op afgerekend.’